ANAG11 - Archivi di Base > Anagrafiche (Clienti e Fornitori)

Questa funzione riporta l’elenco delle anagrafiche clienti e fornitori con possibilità di selezioni complesse. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni.  Per maggiori informazioni si consulti “Finestre di presentazione”.

L’esportazione dei dati in formato Excel, HTML e XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Se invece si vuole esportare i documenti al fine di importarli su un altro database di Gea.Net si deve utilizzare l’apposita funzione sulla barra comandi. La successiva importazione deve essere eseguita con la funzione “Importazione Dati” presente in “Archivi di Base”.  

Dalla funzione di elenco anagrafiche, oltre alla presentazione,  alla stampa dell’elenco opportunamente filtrato e all'esportazione sono disponibili alcune funzioni :

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o facendo click sul pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione.

 

Funzione di gestione 

 

Il primo valore richiesto è un codice di 5 caratteri con cui verrà riconosciuto in tutto il resto dell’applicazione. Questo codice è molto importante e se si proviene da un altro software si consiglia di mantenerlo perché faciliterà il riconoscimento altrimenti si può attribuirne uno che sia il più possibile mnemonico. Non inserendolo verrà preso un numero progressivo con degli zeri in testa (esempio “00001”).

Alcune proprietà come i dati anagrafici e fiscali sono obbligatori, mentre altri sono facoltativi. Si consiglia l’inserimento del maggior numero di informazioni di cui si dispone, questo ci renderà più veloce la compilazione di una fattura o di altri documenti. Di seguito analizzeremo meglio il significato delle informazioni richieste ma ora vediamo meglio come devono essere archiviati gli stakeholder intendendo con questo termine clienti e fornitori ma anche banche, vettori, agenti e altri soggetti che hanno a che fare con l’azienda. In questa sede dobbiamo inserire tutti questi ad eccezione dei dipendenti e dei collaboratori per cui è prevista una gestione separata che viene approfondita assieme alla documentazione relativa al modulo della gestione delle Presenze. 

Due valori specifici sono utilizzati per riconoscere Clienti e Fornitori infatti per queste categorie vi è la possibilità di inserire ulteriori dati quali ad esempio i termini di pagamento eventuali codici di esenzione, banca di appoggio per le Ricevute Bancarie e altro ancora. 

Per il corretto funzionamento della procedura deve essere indicato uno o più magazzini per rendere automatici i movimenti di magazzino. L’unico magazzino obbligatorio è il magazzino principale che l’applicazione si aspetta sia inserito con codice “MAGAZ”. Se si vuole inserire un codice diverso da “MAGAZ” per indicare il magazzino principale deve essere modificata anche la configurazione base (Impostazioni,Configurazione). L’utente ha la possibilità di creare più codici per indicare i vari reparti del proprio magazzino, così ad esempio si potrà creare un codice “MAGAP” per il magazzino prodotti finiti, ecc. L’anagrafica del magazzino principale deve essere identificata come non cliente e non fornitore ed è sufficiente indicare solo ragione sociale e indirizzo. Al magazzino principale possono essere associati uno o più indirizzi alternativi che possono essere utilizzati nella gestione degli ordini passivi per indicare una destinazione della merce diversa da quella della sede amministrativa. Per gestire correttamente la gestione delle commesse deve essere previsto e gestito un secondo magazzino ovvero il magazzino di spedizione (“MAGSP”). 

Allo stesso modo saranno identificate anagrafiche che non siano ne clienti ne fornitori, ad esempio le banche, gli agenti, i vettori, ecc. In questo caso il codice assegnato è liberamente scelto dall’utente perchè non vi è alcun automatismo sulla procedura. Il consiglio è comunque di riconoscere queste registrazioni già dal codice impostando un prefisso ( es. “B0001”, “B0002”, .. per le banche, “A0001”,… per gli agenti ecc.

Se si tratta di una anagrafica cliente o fornitore al momento della conferma viene generato il relativo codice nel piano dei conti facendo seguire il codice dell’anagrafica al sottomastro clienti o fornitori (ad esempio “00001" produce il conto cliente “200100001” e il conto fornitore “400100001” dove 2001 e 4001 sono prefissi definiti nella configurazione del software). Stessa cosa vale per le banche per cui sarà creato un conto “portafoglio banca XXX” e uno “conto corrente banca XXX”.

Una azienda cliente può avere diversi sedi. Innanzitutto deve essere riconosciuta una sede legale che deve essere sempre riportata sui documenti, ma altrettanto importante è la sede amministrativa a cui devono essere inviate le fatture o gli altri documenti. Generalmente sede amministrativa e sede legale coincidono tuttavia nella grande impresa e nelle società di persone è frequente che questi indirizzi siano distinti. Gea.Net prevede uno specifico campo per indicare la sede legale che conviene inserire solo se differisce dalla sede amministrativa. Se non indicato Gea.Net assumerà che sede amministrativa e legale coincidono.  

Una azienda può anche avere tante altre sedi come magazzini, uffici commerciali, negozi, filiali. Ma qui possono essere inseriti anche cantieri, lavoratori conto terzi o in genere tutte le sedi verso le quali sono possibili consegne di prodotti. Tutte queste sedi possono essere riportate nella lista degli “Indirizzi” il cui inserimento deve prevedere la presenza ragione sociale, indirizzo e comune affinché possano essere stampati sui documenti di trasporto. 

In alcuni casi poi potrà essere comodo inserire una anagrafica nuova indicando che questa non è ne cliente ne fornitore. Così facendo le sedi secondarie saranno riconosciute con un loro codice. La codifica di un secondo codice potrebbe essere utile soprattutto se si prevede di attivare automatismi di generazione documenti importando o esportando i dati all’esterno. Si pensi ad un progetto complesso in cui Gea.Net si occupa della gestione dei Documenti di Trasporto mentre la fatturazione è svolta da una secondo software, oppure se il Documenti di Trasporto viene emesso da una sede remota non collegata alla LAN, magari usando un software diverso, ma si ha la necessità di importare i dati per la successiva fatturazione. Questa soluzione può generare confusione in quanto durante la gestione e le ricerche anagrafiche comparirebbe il nome del cliente più volte quindi si consiglia di utilizzare questo metodo solamente se la soluzione degli “indirizzi” non è soddisfacente.

La gestione dei documenti di consegna (Documenti di Trasporto, fatture accompagnatorie) prevede due codici distinti che di solito coincidono (uno per l’anagrafica che dovrà ricevere fattura, l’altra per l’anagrafica che dovrà ricevere la merce). E’ possibile modificare l’indirizzo proposto abbinato al codice di destinazione merce, richiamando uno tra i possibili indirizzi previsti nella scheda.

Tutti gli altri moduli di Gea.Net ed in particolare la gestione dei documenti faranno riferimento ai dati gestiti in questa sede che saranno ereditati senza obbligare l’utente a reinserirli . Pertanto è molto importante che tutte le informazioni disponibili siano impostate in questa sede affinchè risulti più semplice e veloce il lavoro nelle fasi seguenti. Per capire meglio si faccia riferimento ai dati contenuti in un Documenti di Trasporto. tutte le volte che viene impostata una Documenti di Trasporto per un cliente i dati di riferimento in essa contenuti ( Banca, Pagamento, ecc. ) saranno stati concordati in passato. Quindi risulta fondamentale avere caricato questi dati sulla scheda anagrafica perchè serve come archivio ma anche perchè in questo modo verranno automaticamente ripresi.

Più in generale le proprietà associate alle anagrafiche sono :

Nelle Tab successive troviamo anche :

Seguono una serie di campi che sono sdoppiati perchè possono essere settati diversamente sui documenti attivi e passivi

Proprietà di pertinenza dei rapporti verso clienti

Proprietà di pertinenza dei rapporti verso fornitori

Sulle ultime pagine sono visibili delle griglie che permettono di :gestire delle registrazioni associate alla scheda :   

Possono seguire altre proprietà trattate per settori specifici come “Taglie/Colori” o “Grande Distribuzione” che saranno trattate nella documentazione relativa ai moduli di riferimento.