CONT12 - Contabilità  > Movimenti di Prima Nota

Questa funzione riporta l’elenco dei movimenti di prima nota inseriti con la funzione precedente. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni. 

L’elenco può essere rappresentato in formato :

• Movimenti : Per movimenti si intende la testata dei movimenti di prima nota, cioè i dati riepilogativi e non il movimenti per singolo conto.
• Righe : Al contrario di “movimenti”, qui sono riportate le singole righe del movimento di prima nota identificate dal conto di piano dei conti.
• Schede : E’ una estensione della rappresentazione per righe ma è riferita ad un conto specifico. Al piede dell’elenco vengono riportati i totalizzatori dei movimenti in dare e il saldo. Un pulsante permette di visualizzare la rappresentazione anche con saldi parziali (Ver. 3.3 e successive) molto utile nei casi di gestione di clienti e fornitori molto movimentati. I saldi riportati non tengono conto dello storico presente in data precedente al periodo di estrazione, perciò il contatore partirà sempre da saldo uguale a zero. Per non incappare in errori logici durante la consultazione si consiglia di estrarre sempre dal 1 gennaio (primo giorno dell’esercizio fiscale), in questo modo il saldo sarà reale.

Si ricorda che l’estrazione dei dati in formato XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia.  

Il bilancio viene estratto per data di competenza mentre la visualizzazione delle schede viene mostrata per data di registrazione. I due saldi potrebbero non coincidere.  

Nel caso non coincidessero verificare : 

•  Che il periodo precedente sia stato chiuso correttamente. Ovvero il saldo dei conti patrimoniali sia a zero e non siano intervenute modifiche dopo la chiusura senza rettificare le scritture di chiusura e riapertura.

• Che non siano state inserite scritture con data registrazione diversa a data di competenza.

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o cliccando il pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione.

Chi non gestisce gli altri moduli di Gea.Net ma utilizza l’applicazione solo come gestione della contabilità, magari affiancandola ad un altro gestionale, ha la possibilità di inserire alcuni documenti attraverso il comando “Inserisci” presente sulla barra menu. In partcolare un questa sede è possibile inserire :

• Fatture di Acquisto. Questa funzione e’ un surrogato della “Gestione documenti passivi” di seguito in questo capitolo. Consente di inserire una sola riga per ogni conto che si vuole movimentare.

• Fatture Di Vendita. Questa funzione sostituisce la gestione fatture del modulo fatture ma consente di inserire una sola riga per ogni conto che si vuole movimentare.

• Corrispettivi. Questa funzione consente di registrare gli incassi incassi giornalieri per corrispettivi.

• Incassi e Pagamenti. Questa funzione consente di registrare gli incassi e i pagamenti come da “gestione Scadenzario” del modulo “contabilità finanziaria”.

Una volta inserito una delle precedenti registrazioni, il movimento viene presentato a video. 

Se nelle impostazioni è stato selezionato lo stile FORM queste funzioni sono disponibili nel modulo di gestione.

Funzione di gestione 

Questa funzione permette la gestione dei movimenti di prima nota, siano essi registrazioni di fatture, registrazione di pagamenti, giroconti o altro ancora. La maggior parte delle scritture contabili viene generata in automatico da documenti, dalla gestione dei pagamenti sullo scadenziario o in genere da quelle attività inserite in altre funzioni o in altri moduli di Gea.Net. I movimenti eseguiti da documenti (fatture attive e passive) sono generati dalla stampa definitiva del documento e pertanto non devono essere inseriti in questa sede, ma eccezionalmente possono essere modificati anche se la sede appropriata per le modifiche è la gestione del documento stesso.   

Altre scritture vengono generate da funzioni specifiche che impartendo poche informazioni sono in grado di movimentare diversi conti secondo una precisa regola, si pensi alle chiusure di periodi, all’ammortamento dei cespiti o alla presentazione effetti.

All’operatore rimane il compito di inserire le scritture che non hanno altro riferimento nel gestionale , ad esempio giroconti, stipendi o dividendi sempre che anche queste operazioni non siano integrate con altri software come un gestionale paghe.

Si noti anche che le scritture di prima nota risiedono su tabelle differenti da quelle dei documenti perciò l’utente ha la possibilità, peraltro sconsigliata se non per motivi specifici, di modificare i dati generati in automatico. Anche queste operazioni sono possibili da questa funzione.   

Il numero movimento con il quale si archivia la scheda è un numero interno progressivo negli anni e come nella gestione dei documenti e sempre possibile una funzione di ricerca. Se è stato selezionato lo stile FORM, a differenza della gestione dei documenti spesso risulta difficile risalire ad una scrittura partendo dai dati di testata come ad esempio una data quindi se si vuole riprendere una scheda si consiglia di accedervi dalle diverse funzioni di visualizzazione disponibili. Se ad esempio si ricorda il conto che è movimentato si può partire da “elenco movimenti di prima nota” e una volta individuato il movimento accedervi attraverso il comando gestione.  

Tra i dati che rivestono importanza particolare si ha la causale del movimento in base alla quale verranno presentati dati piuttosto che altri. I campi non visibili sono ininfluenti al fine della scrittura e sono nascosti per non generare confusione nell’utente.  

Ogni movimento contabile prevede quattro date di riferimento che hanno finalità molto diverse tra loro. Normalmente data di competenza e data di registrazione corrispondono, tuttavia posso essere registrate movimenti che hanno competenza in anni fiscali diversi. La data di competenza sarà utilizzata solo in sede di bilancio, quella di registrazione in tutto il resto del processo contabile. Quindi se queste date non coincidono anchi in un solo movimento di tutto l’anno fiscale, il saldo emerso dal bilancio di competenza non corrisponde ai saldi delle schede visibili dall’elenco movimenti di contabilità o dalla stampa schede.

La data protocollo e la data di documento devono coincidere in caso di fatture attive. In linea di massima si possono omettere per quei movimenti non protocollati o che non fanno riferimento a documenti in essere.

Se non si indica il numero di documento in testata viene lasciato il compito di gestire eventuali riferimenti a numeri documenti a livello di riga. Nel caso in cui non si voglia o non si possa gestire il numero di documento neppure a livello di dettaglio ma si voglia comunque inserire una data di documento uguale per tutte le righe, che magari può servire per ordinare in sede di visualizzazione elenco, è possibile inserire un numero documento fittizio (es. -1) in testata.

In questo modo non saranno presentati i campi in dettaglio e saranno automaticamente valorizzati uguali per tutte le righe. 

A piede della prima pagina si possono inserire le righe della scrittura in partita doppia e per ogni riga deve essere indicato il codice del conto e il valore in dare o in avere. In casi particolari si potranno trovare conti che non sono movimentati ne in dare ne in avere (es. il conto IVA su una fattura esente viene riportato per obblighi nella stampa dei registri IVA) oppure sia in dare che in avere (es. il conto di un cliente che ha dato un anticipo in sede di emissione della fattura).  

La scrittura viene verificata durante la fase di conferma che non può essere eseguita se si verifica uno sbilancio o se un conto non è presente nel piano dei conti. La registrazione non è consentita anche se mancano o non sono corretti altri dati, obbligatori in base alla causale. Altri controlli vengono fatti sulla congruenza delle date. In tutti questi casi viene chiesta la correzione.

In caso di errori è assolutamente da evitare la forzatura con l’opzione “Salta controlli di validazione”.

Se si è costretti ad inserire o modificare un movimento relativo ad un anno già chiuso, può essere forzato il controllo selezionando “Salta controlli di validazione” tuttavia bisogna prestare la massima attenzione e soprattutto dovranno essere successivamente apportate modifiche alle scritture di chiusura.

Per ogni conto modificato occorre che le scritture di chiusura e di riapertura siano modificate degli importi oggetto di rettifica al fine di chiudere a zero i conti patrimoniali o di riportare su utile/perdite d’esercizio le modifiche a conti economici. 

I movimenti di prima nota stampati su Libro Giornale o Registro IVA non saranno più modificabili se nelle impostazioni è settato il ‘Blocco Modifiche Movimenti Stampati su Registro IVA e Giornale’, altrimenti verrà data una segnalazione di attenzione e l’operatore potrà forzare comunque la modifica impostando ‘ Salta Controlli di validazione’. 

I dati da gestire nel movimento sono :

• Causale di Movimentazione.
• Descrizione della scrittura (facoltativa) che compare sul giornale o su altre stampe interne.
• Data di registrazione (utilizzata per le scritture contabili).
• Data di competenza (utilizzata per il bilancio), se non visibile assume lo stessi valore della data di registrazione.
• Tipo, Numero e Data protocollo. Una scrittura può essere stata generata da un documento protocollato sia esso una fattura, un effetto, una lettera o qualsiasi altro documento. Se non disposto diversamente, come nel caso delle fatture fornitore, il numero protocollo coincide con il numero del documento.
• Tipo, Numero e Data documento.
• Partita. La partita è l’espressione che consente di raggruppare documenti con numerazione diversa assoggettandoli ad una stessa partita. Ad esempio la nota di credito può avere come riferimento il documento che lo ha generato.
• Stampa su giornale. Il dato non è modificabile e viene valorizzato quando la scrittura è stata riportata sul giornale stampato in effettivo.
• Stampa su Registro IVA. Il dato non è modificabile e viene valorizzato quando la scrittura è stata riportata sul registro stampato in effettivo.

Nella parte bassa della prima pagina viene mostrato l’elenco delle voci.

Se è stato selezionato lo stile FORM, la gestione delle righe possono avvenire in due modi differenti in base all’impostazione di ‘Gestione Righe Documenti su griglia’. Qualora questa sia attiva la gestione avviene direttamente sulla griglia visualizzata altrimenti si apre una finestra di popup (Ver. 3.5 e successive) alla pressione dell’invio o del doppio click sulla riga. 

Nella parte bassa della pagina sono visibili due blocchi.

Il primo sarà visibile solo per le causali di fatturazione. Saranno riportati :

• Cliente/Fornitore. È il codice anagrafico del cliente o del fornitore a seconda di fatturazione attiva o passiva intestatario della fattura.
• Importo della fattura.
• Valuta. Indica la divisa con cui sono espressi i valori della fattura.
• Pagamento. È il codice di pagamento della fattura.

Il secondo blocco è visibile solo quando si stanno trattando  pagamenti di fatture con IVA in sospensione. Indicando i dati in questa sede la gestione sui registri IVA è automatica. Sono indicati :

• Totale Imponibile pagato da fatture con IVA in sospensione.
• Totale Imposta pagata da fatture con IVA in sospensione.
• Note

Finestra Gestione Righe (Ver. 3.5 e successive)

Per ogni riga possono essere gestiti i seguenti dati :

• Conto. Deve essere valorizzato sul piano dei conti.
• Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo. Serve soprattutto a verificare che il codice inserito sia quello desiderato. La descrizione, anche se modificata, non viene salvata.
• Importo in dare
• Importo in avere
• Descrizione. Si tratta di una descrizione a livello di voce che và in aggiunta a quella a livello di scrittura. Anche in questo caso è riportata sul giornale o su altre stampe interne.
• Serie, numero, estensione e data partita. Il campo partita deve essere inserito sulla scheda fattura, e di conseguenza riportato in automatico nel dettaglio del movimento contabile solo nel caso in cui sia diverso dal numero del documento (ad esempio la nota di credito può avere come riferimento il documento che lo ha generato).

Altri dati sono da valorizzare in relazione alla causali. Per completezza di seguito riportiamo tutti quelli possibili. Per le fatture dovranno essere valorizzati i seguenti campi solo sulla riga del conto IVA :

• Percentuale IVA
• Imponibile
• Importo
• Percentuale indeducibile
• Esenzione

Per le fatture ( su tutte le righe ) ma anche per altre causali ( sulle righe di competenza ) saranno riportati :

• Tipo Numero e data documento

Per i pagamenti devono invece essere indicati :

• Valuta. Divisa in cui avviene il pagamento.
• Importo in valuta
• Importo in Euro.
• Data del pagamento
• Data della scadenza.

Altri dati di solito sono presenti e caricati dai diversi automatismi, possono essere visualizzati e gestiti ma Gea.Net ne verifica la correttezza e se non compatibili li modifica senza avvisare l’utente.

Si tratta di dati inseriti in testata o calcolati da Gea.Net e se ne riporta l’esistenza solo per completezza.

• Causale.
• Contropartita. Se nella scrittura vi è una sola voce con segno contrario la riporta altrimenti indica “*DIVERSI*”
• Data Registrazione
• Data Competenza
• Riferimento allo scadenziario.

 E’ possibile ripartire la voce di prima nota sul centro di costo relativo (Ver. 4.0 e successive). Si ricorda che la ripartizione a percentuale può essere settata sulla scheda del piano dei conti, cioè per impostazione predefinita possiamo impostare che ogni movimento riguardante un determinato conto deve essere ripartito in percentuale su diversi centri di costo. Laddove questo non sia sufficiente possiamo intervenire in questa sede ripartendo puntualmente gli importi ai vari Centri di Costo.

Esempio : Possiamo avere definito in “Piano dei Conti” che il conto “Spese Energia Elettrica” deve essere ripartito al 40% sul CDC 01 e il restante 60% sul CDC 02. Se riceviamo una fattura di 100 E. , in sede di estrazione di bilancio verranno addebitati 40 E. sul CDC 01 e 60 E. sul CDC 02. In questa sede possiamo invece decidere che eccezionalmente per la fattura di agosto, essendo il CDC 01 chiuso per buona parte del periodo, la ripartizione sarà di 10 E. sul CDC 01 e 90 E. sul CDC 02.

 Sella barra comandi possono apparire alcuni comandi che dipendono dalla causale sotto la voce funzioni (Ver. 3.5 e successive) tra cui :

• Regista Acquisto Cespite : Da utilizzare sulla la voce di costo di una fattura passiva. Inserisce il cespite chiedendo la categoria di appartenenza.
• Regista Vendita Cespite : Da utilizzare sulla la voce di ricavo di una fattura attiva. Chiede di selezionare il cespite venduto e ne ripropone la scheda. Su questa l’utente dovrà intervenire inserendo una riga di variazione dove indica la plusvalenza o la minusvalenza. La variazione di valore indicata sulla scheda non genera movimento contabile pertanto l’utente dovrà anche provvedere alla  scrittura contabile di plusvalenza/minusvalenza.
• Regista Risconto da Costo : Da utilizzare sulla la voce di costo di una fattura passiva. Inserisce la registrazione per eseguire i movimenti di storno del costo a fine anno
• Regista Risconto da Ricavo : Da utilizzare sulla la voce di ricavo di una fattura attiva. Inserisce la registrazione per eseguire i movimenti di storno del ricavo a fine anno