CONT12 - Contabilità > Movimenti di Prima Nota
Questa funzione riporta l’elenco dei movimenti di prima nota
inseriti con la funzione precedente. Permette la selezione dei campi,
l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni.
L’elenco può essere rappresentato in formato :
Si ricorda che l’estrazione dei dati in formato XML è possibile,
come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto
destro del mouse sulla griglia.
Il
bilancio viene estratto per data di competenza mentre la visualizzazione delle
schede viene mostrata per data di registrazione. I due saldi potrebbero non
coincidere.
Nel
caso non coincidessero verificare :
Che il periodo precedente sia stato chiuso correttamente. Ovvero il saldo dei conti patrimoniali sia a zero e non siano intervenute modifiche dopo la chiusura senza rettificare le scritture di chiusura e riapertura.
Che non siano state inserite scritture con data registrazione diversa a data di competenza.
Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o cliccando il pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione.
Chi non gestisce gli altri moduli di Gea.Net ma utilizza l’applicazione solo come gestione della contabilità, magari affiancandola ad un altro gestionale, ha la possibilità di inserire alcuni documenti attraverso il comando “Inserisci” presente sulla barra menu. In partcolare un questa sede è possibile inserire :
Fatture di Acquisto. Questa funzione e’ un surrogato della “Gestione documenti passivi” di seguito in questo capitolo. Consente di inserire una sola riga per ogni conto che si vuole movimentare.
Fatture Di Vendita. Questa funzione sostituisce la gestione fatture del modulo fatture ma consente di inserire una sola riga per ogni conto che si vuole movimentare.
Corrispettivi. Questa funzione consente di
registrare gli incassi incassi giornalieri per corrispettivi.
Incassi e Pagamenti. Questa funzione
consente di registrare gli incassi e i pagamenti come da “gestione
Scadenzario” del modulo “contabilità finanziaria”.
Una volta inserito una delle precedenti registrazioni, il movimento viene presentato a video.
Se
nelle impostazioni è stato selezionato lo stile FORM
queste funzioni sono disponibili nel modulo di gestione.
Funzione
di gestione
Questa funzione permette
la gestione dei movimenti di prima nota, siano essi registrazioni di fatture,
registrazione di pagamenti, giroconti o altro ancora. La maggior parte delle
scritture contabili viene generata in automatico da documenti, dalla gestione
dei pagamenti sullo scadenziario o in genere da quelle attività inserite in
altre funzioni o in altri moduli di Gea.Net. I movimenti eseguiti da documenti (fatture attive e passive) sono
generati dalla stampa definitiva del documento e pertanto non devono essere
inseriti in questa sede, ma eccezionalmente possono essere modificati anche se
la sede appropriata per le modifiche è la gestione del documento stesso.
Altre scritture vengono generate da funzioni specifiche che impartendo poche informazioni sono in grado di movimentare diversi conti secondo una precisa regola, si pensi alle chiusure di periodi, all’ammortamento dei cespiti o alla presentazione effetti.
All’operatore rimane il compito di inserire le scritture che non hanno altro riferimento nel gestionale , ad esempio giroconti, stipendi o dividendi sempre che anche queste operazioni non siano integrate con altri software come un gestionale paghe.
Si noti anche che le
scritture di prima nota risiedono su tabelle differenti da quelle dei documenti
perciò l’utente ha la possibilità, peraltro sconsigliata se non per motivi
specifici, di modificare i dati generati in automatico. Anche queste operazioni
sono possibili da questa funzione.
Il numero movimento con il quale si archivia la scheda è un numero
interno progressivo negli anni e come nella gestione dei documenti e sempre
possibile una funzione di ricerca. Se
è stato
selezionato lo stile FORM, a differenza della gestione dei documenti
spesso risulta difficile risalire ad una scrittura partendo dai dati di testata
come ad esempio una data quindi se si vuole riprendere una scheda si consiglia
di accedervi dalle diverse funzioni di visualizzazione disponibili. Se ad
esempio si ricorda il conto che è movimentato si può partire da “elenco
movimenti di prima nota” e una volta individuato il movimento accedervi
attraverso il comando gestione.
Tra i dati che rivestono importanza particolare si ha la causale
del movimento in base alla quale verranno presentati dati piuttosto che altri. I
campi non visibili sono ininfluenti al fine della scrittura e sono nascosti per
non generare confusione nell’utente.
Ogni movimento contabile prevede quattro date di riferimento che
hanno finalità molto diverse tra loro. Normalmente data di competenza e data di
registrazione corrispondono, tuttavia posso essere registrate movimenti che
hanno competenza in anni fiscali diversi. La data di competenza sarà
utilizzata solo in sede di bilancio, quella di registrazione in tutto il resto
del processo contabile. Quindi se queste date non coincidono anchi in un
solo movimento di tutto l’anno fiscale, il saldo emerso dal bilancio di
competenza non corrisponde ai saldi delle schede visibili dall’elenco
movimenti di contabilità o dalla stampa schede.
La data protocollo e la data di documento devono coincidere in caso
di fatture attive. In linea di massima si possono omettere per quei movimenti
non protocollati o che non fanno riferimento a documenti in essere.
Se non si indica il numero di documento in testata viene lasciato
il compito di gestire eventuali riferimenti a numeri documenti a livello di
riga. Nel caso in cui non si voglia o non si possa gestire il numero di
documento neppure a livello di dettaglio ma si voglia comunque inserire una data
di documento uguale per tutte le righe, che magari può servire per ordinare in
sede di visualizzazione elenco, è possibile inserire un numero documento
fittizio (es. -1) in testata.
In questo modo non saranno presentati i campi in dettaglio e
saranno automaticamente valorizzati uguali per tutte le righe.
A piede della prima pagina si possono inserire le righe della
scrittura in partita doppia e per ogni riga deve essere indicato il codice del
conto e il valore in dare o in avere. In casi particolari si potranno trovare
conti che non sono movimentati ne in dare ne in avere (es. il conto IVA su una
fattura esente viene riportato per obblighi nella stampa dei registri IVA)
oppure sia in dare che in avere (es. il conto di un cliente che ha dato un
anticipo in sede di emissione della fattura).
La scrittura viene verificata durante la fase di conferma che non
può essere eseguita se si verifica uno sbilancio o se un conto non è presente
nel piano dei conti. La registrazione non è consentita anche se mancano o non
sono corretti altri dati, obbligatori in base alla causale. Altri controlli
vengono fatti sulla congruenza delle date. In tutti questi casi viene chiesta la
correzione.
In caso di errori è assolutamente da evitare la forzatura con
l’opzione “Salta controlli di validazione”.
Se si è costretti ad inserire o modificare un movimento relativo
ad un anno già chiuso, può essere forzato il controllo selezionando “Salta
controlli di validazione” tuttavia bisogna prestare la massima attenzione e
soprattutto dovranno essere successivamente apportate modifiche alle
scritture di chiusura.
Per ogni conto modificato occorre che le scritture di chiusura e di
riapertura siano modificate degli importi oggetto di rettifica al fine di
chiudere a zero i conti patrimoniali o di riportare su utile/perdite
d’esercizio le modifiche a conti economici.
I movimenti di prima nota stampati su Libro Giornale o Registro IVA
non saranno più modificabili se nelle impostazioni è settato il ‘Blocco
Modifiche Movimenti Stampati su Registro IVA e Giornale’, altrimenti verrà
data una segnalazione di attenzione e l’operatore potrà forzare comunque la
modifica impostando ‘ Salta Controlli di validazione’.
I dati da gestire nel movimento sono :
Nella parte bassa della prima pagina viene mostrato l’elenco
delle voci.
Se è stato
selezionato lo stile FORM, la gestione delle righe possono avvenire in due modi differenti in
base all’impostazione di ‘Gestione Righe Documenti su griglia’. Qualora
questa sia attiva la gestione avviene direttamente sulla griglia visualizzata
altrimenti si apre una finestra di popup (Ver. 3.5 e successive) alla
pressione dell’invio o del doppio click sulla riga.
Nella parte bassa della pagina sono visibili due blocchi.
Il primo sarà visibile solo per le causali di fatturazione.
Saranno riportati :
Il secondo blocco è visibile solo quando si stanno trattando
pagamenti di fatture con IVA in sospensione. Indicando i dati in questa
sede la gestione sui registri IVA è automatica. Sono indicati :
Finestra Gestione Righe (Ver.
3.5 e successive)
Per ogni riga possono essere gestiti i seguenti dati :
Altri dati sono da valorizzare in relazione alla causali. Per
completezza di seguito riportiamo tutti quelli possibili. Per le fatture
dovranno essere valorizzati i seguenti campi solo sulla riga del conto IVA :
Per le fatture ( su tutte le righe ) ma anche per altre causali (
sulle righe di competenza ) saranno riportati :
Per i pagamenti devono invece essere indicati :
Altri dati di solito sono presenti e caricati dai diversi
automatismi, possono essere visualizzati e gestiti ma Gea.Net ne verifica la
correttezza e se non compatibili li modifica senza avvisare l’utente.
Si tratta di dati inseriti in testata o calcolati da Gea.Net e se
ne riporta l’esistenza solo per completezza.
E’ possibile ripartire la voce di prima nota sul centro di
costo relativo (Ver.
4.0 e successive). Si ricorda che la ripartizione a percentuale può essere
settata sulla scheda del piano dei conti, cioè per impostazione predefinita
possiamo impostare che ogni movimento riguardante un determinato conto deve
essere ripartito in percentuale su diversi centri di costo. Laddove questo non
sia sufficiente possiamo intervenire in questa sede ripartendo puntualmente gli
importi ai vari Centri di Costo.
Esempio
: Possiamo avere definito in “Piano dei Conti” che il conto “Spese Energia
Elettrica” deve essere ripartito al 40% sul CDC 01 e il restante 60% sul CDC
02. Se riceviamo una fattura di 100 E. , in sede di estrazione di bilancio
verranno addebitati 40 E. sul CDC 01 e 60 E. sul CDC 02. In questa sede
possiamo invece decidere che eccezionalmente per la fattura di agosto, essendo
il CDC 01 chiuso per buona parte del periodo, la ripartizione sarà di 10 E. sul
CDC 01 e 90 E. sul CDC 02.
Sella barra comandi possono apparire alcuni comandi che
dipendono dalla causale sotto la voce funzioni (Ver. 3.5 e successive) tra
cui :