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Il calcolo per la stampa del bilancio viene effettuato senza alcun intervento dell’operatore se non quello di inserimento delle normali scritture contabili eseguite. Il bilancio può essere per competenza  di centro di costo oppure se non indicato alcun centro di costo si assume che sia dell’azienda nel suo complesso. L’utente ha anche la possibilità di stabilire un range di conti o un periodo specifico, non solo trimestrale o semestrale ma l’impostazione della data iniziale e finale è stabilita dall’operatore.

Altra caratteristica interessante è la possibilità di raggruppare i mastri o sottomastri che abbiano diverse voci di dettaglio (clienti e fornitori) senza che queste siano significative in sede di analisi. L’esempio più comune sono i conti clienti e fornitori il cui raggruppamento è una notevole semplificazione in sede di bilancio. In sede di bilancio risulta fondamentale avere la possibilità di raggruppare i conti di gruppi con un elevato numero di conti come nel caso dei mastri clienti e fornitori. 

Il bilancio può essere più o meno dettagliato in base ai tre livelli del piano dei conti quindi l’operatore potrà decidere se fermarsi a livello di mastro, di sottomastro o di esplodere il bilancio sui singoli conti, con eccezione di quelli che si è chiesto di raggruppare.

Il bilancio all’occorrenza può non tener conto di movimenti di apertura o di chiusura. Risulta particolarmente importante poter escludere i movimenti di chiusura per poter riprodurre un bilancio di un anno già chiuso. In questo caso se si considerassero anche i movimenti di chiusura ogni conto risulterebbe avere saldo uguale a zero. Qualora l’anno precedente non sia ancora chiuso, quindi non esistano movimenti di apertura al 1/1, l’opzione “Anche Movimenti da anno precedente” (ver. 4.0 e successive), consente di simulare un movimento di apertura per i conti patrimoniali riportando anche i valori in essere in quel momento. 

Il bilancio viene estratto per Data di Competenza. Normalmente data di competenza e data di registrazione corrispondono, ma il saldo emerso dal bilancio di competenza non deve necessariamente corrispondere al saldo scheda dell’elenco movimenti di contabilità. Qualora non ci sia corrispondenza si prega di verificare dette date e all’occorrenza correggerle. 

Con “Salta Ripartizione Per Anno” (ver. 4.0 e successive) possono essere escluse le ripartizioni per anno di movimenti quali i ratei e i risconti. Saltare la ripartizione per anno significa rendere più veloce l’estrazione del bilancio senza intaccare particolarmente il risultato finale. Infatti qualora si desideri la ripartizione puntuale per anno dovranno essere considerati anche movimenti dell’anno precedente e successivo che sono di competenza anche dell’anno attuale. Qualora si desideri saltare la ripartizione per anno, l’importo sarà da considerarsi alla data di competenza indicata nella testata del movimento di prima nota.

Per essere più precisi facciamo l’esempio di una assicurazione pagata il 1 luglio per un importo di 100 Euro. Questa somma sarà di competenza dell’anno attuale solo per 50 Euro ( questa ripartizione sarà indicata nella riga del costo ). Tuttavia possiamo presumere che il 1 luglio dell’anno precedente sia stata pagata una rata simile ipotizziamo 98 Euro ( di cui 49 di competenza dell’anno attuale ). Saltando la ripartizione la voce costo sarebbe di 100 Euro eseguendo la ripartizione puntuale risulterebbe 99 Euro (come effettivamente dovrebbe essere). Una approssimazione di questo tipo potrebbe farci risparmiare diversi minuti in sede di estrazione di bilancio. 

Per ogni evenienza ulteriore si può esportare il bilancio su un foglio Microsoft Excel così come generato o riclassificato al fine di poter integrare in azienda grafici, prospetti o altro.  

 

Se ogni conto movimentato nel periodo (o il suo mastro) riesce ad agganciare il relativo conto, durante l’estrazione del bilancio, Gea.Net è in grado di creare un secondo bilancio secondo la IV direttiva CEE. Tale bilancio viene archiviato per anno e riproposto nel tempo per rendere possibile il confronto con gli anni precedenti. Per anno non si intende necessariamente l’anno solare ma l’anno di fine periodo ovvero se il periodo contabile si chiude il 30 Giugno ogni periodo archiviato sarà dall’ 1 luglio al 30 giugno.   

I dati ricavati dal bilancio CEE possono essere riproposti dall’add-in di analisi di bilancio di Gea.Net, o caricati su altro software specifico di analisi di bilancio come i l file Excel proposto gratuitamente da Microsoft alla pagina   http://www.microsoft.com/italy/pmi/comefare/finanza/analisibilancio/article/article1.mspx . Per ogni evenienza ulteriore si può esportare il bilancio su un foglio Microsoft Excel così come generato al fine di poter integrare in azienda grafici, prospetti o altro.

Tra le stampe disponibili una stampa sintetica, una analitica, una analitica senza i conti clienti e fornitori e anche una stampa del bilancio secondo la IV Direttiva CEE se l’estrazione è stata possibile.

Le stampe di bilancio sintetica e analitica sono suddivise in quattro parti (attività, passività, costi e ricavi). Ogni conto viene riportato nella parte di competenza individuata ed espressamente  indicata sulla scheda del piano dei conti per ogni singolo conto. Questa funzione non distingue se una attività o passività è a saldo positivo o negativo ma la riporta sul sezionale indicato eventualmente con valore negativo. Questa operazione è molto rigida e puntuale ma può essere una limitazione per i conti (es. le banche) che possono variare in rapporto ai movimenti. In questo caso l’operatore potrebbe volere che una voce definita attività ma con saldo negativo venga riportata tra le passività di bilancio Per questo motivo viene fatta la richiesta all’operatore su quale tipo di report adottare.

 

Bilancio per centro di costo (Ver. 4.0 e successive)

Se viene indicato il centro di costo verranno riportati solo i valori i relativi al centro di costo specificato.  Spuntando la voce “Ripartisci Ogni Conto per CDC” tutte le righe dei movimenti di prima nota saranno ripartite per centro di costo (eventualmente ripartendo in percentuale uguale per ogni CDC) altrimenti saranno riportate solo  le righe dei movimenti contabili che hanno una ripartizione esplicita per centro di costo.

Per ripartizione esplicita si intende assegnata in percentuale al conto sulla propria scheda oppure assegnata direttamente al singolo movimento.

Nelle versioni precedenti alla 4.0 venivano ripartiti per centro di costo tutti i movimenti, ovvero non c’era la possibilità di riportare solo le ripartizioni esplicite.

 

Problemi riscontrati sul bilancio di Verifica

Può capitare che il bilancio di verifica non riporti i dati che ci si attende. Di seguito si riportano le anomalie più spesso riscontrate  :

·    I totali tra i conti patrimoniali e i conti economici non quadrano. Nella maggior parte dei casi la causa è da ricercare in una ripartizione di alcune voci su anni diversi (ratei o risconti). Un’operazione molto veloce è ripetere l’estrazione spuntando “Salta ripartizione per Anno” e confrontando i dati tra le due stampe dovrebbe essere semplice verificare quali sono i conti interessati. Se così non fosse non rimane che eseguire più estrazioni di bilancio restringendo il periodo fino a ritrovare la settimana o il giorno che presenta questa differenza restringendo il campo ai soli movimenti interessati. Nelle versioni precedenti la 4.0 questo poteva essere causato anche da una scrittura con importo negativo ovvero gli  importi negativi erano ignorati come causa di errore potenziale.

·     Nessuno dei punti precedenti ha risolto i problemi. Potrebbe essere presente una incongruenza dei dati dovuta ad un danneggiamento del database oppure da una errata alimentazione della tabella dei movimenti contabili generata da una fonte esterna come un software che collabora con Gea.Net. In questo caso occorre procedere con la ricostruzione degli indici del database e la verifica della presenza di tutti i movimenti (un ottimo strumento è la "stampa schede"). Inoltre si può eseguire la ‘Verifica Incongruenza Dati’ (Ver. 4.0 e successive) che potrebbe fare emergere anomalie importanti.