DOCUMENTI
DI TRASPORTO E ASSISTENZA
Questo capitolo tratta la gestione Documenti di Trasporto attivi la
cui gestione permette di trattare tutti i tipi di Documenti di Trasporto in modo
libero o guidato come nel caso di Documenti di Trasporto di visione. Per questo
tipo di Documenti di Trasporto è prevista una specifica funzione che tiene
traccia della merce in conto visione gestendo la vendita e il ritorno.
Per la gestione dei documenti di trasporto passivi si veda il
capitolo “Contabilità”.
I documenti di trasporto possono essere generati da preventivi, da
ordini o da altri tipi di documento ordine definito sull’apposita tabella,
oppure possono essere inseriti manualmente. In entrambi i casi si deve accedere
alla gestione dei documenti di trasporti trattata al paragrafo successivo.
In base alla causale che verrà assegnata al DdT, una volta
stampati, i documenti saranno a disposizione per trattamenti successivi. Così i
documenti di vendita saranno da fatturare, quelli in conto visione richiederanno
di essere trasformati in vendita o fare rientrare la merce.
Per definire la modalità di trattamento di ogni singola causale,
si può intervenire sulla “tabella causali di magazzino” in “gestione
tabelle. Questa tabella è già impostata correttamente ma l’operatore ha
facoltà di intervenire per apportarvi modifiche. Alcune tipologie di causali
devono essere settate in “Configurazione”, “Impostazioni”. Anche in
questo caso viene fornita una configurazione già impostata con la possibilità
di essere modificata.
In base alla tabella potremo settare anche se e quali magazzini
movimentare. Avremo la possibilità di scaricare merce dal magazzino mittente
(non necessariamente il nostro) e/o di caricarlo sul magazzino destinatario.
Quindi in presenza di una causale di vendita andremo solo a scaricare il
magazzino mittente, mentre nel caso di un conto visione andremo anche a caricare
il magazzino di destinazione (fiera o cliente che sia) in quanto il materiale
rimane di nostra proprietà anche se depositato altrove.
In qualunque momento sarà possibile trasformare i documenti di
trasporto in fatture attraverso la funzione “genera fatture”. Tutti gli
altri trattamenti, come lo scarico da conto visione, sono possibili dalla
gestione “Documenti di trasporto” di seguito trattata.
La stampa del documento proposta di trasporto è stata studiata per
poter espletare anche le funzioni di scheda di trasporto (ver. 4.0 e
successive) diventata obbligatoria dal 19 luglio 2009. Se si invia la merce
con fattura accompagnatoria potrebbe essere usato una causale specifica che
stampa un modulo con i dati da indicare sulla scheda di trasporto e non
movimenti il magazzino.
In questo modulo è prevista anche la gestione degli interventi
tecnici. Per un corretto uso di questa funzione si deve inserire l’intervento
al momento della richiesta del cliente inserendo eventualmente il materiale da
consegnare, quindi stamparlo e assegnarlo ad un tecnico per l’uscita. Durante
l’intervento il tecnico potrà aggiungere sul documento altro materiale
installato e il tempo dell’intervento. Un volta rientrato in sede l’impiegato provvederà alla modifica e
verrà fatturato come gli altri documenti di trasporto. Se il tecnico sarà
dotato di PC al momento dell’uscita potrà eseguire direttamente la modifica.
La gestione delle assistenze prevede la possibilità di tenere
schedulate le scadenze dei vari contratti al fine di fatturarle autonomamente
qualora si abbia rinnovo automatico dell’assistenza.