GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE (G.E.D.)

La Gestione Elettronica Documentale (di seguito GED) permette di archiviare qualunque documento aziendale, in qualunque formato esso sia. La ricerca avviene sia sulle cartelle in linea, sia sulle cartelle di Backup consentendo la facile ricerca dei documenti masterizzati. I documenti emessi verranno creati in PDF e saranno archiviati automaticamente durante la stampa senza che l'operatore debba eseguire operazioni supplementari.

Con Decreto Legge 82 del 7-3-2005 anche in Italia è permessa la sostituzione dell’archivio cartaceo con documenti elettronici. Prima di procedere a sostituire l'archiviazione dei documenti cartacei e per avere maggiori dettagli in proposito, consultare il proprio consulente fiscale. Tuttavia la legge consente di eliminare l’archivio cartaceo solo se la dematerializzazione segue determinate regole e standard di sicurezza nell’archiviazione. Gea.Net non può ricoprire questo ruolo soprattutto perché occorrerebbe un collegamento ad un provider che mette a disposizione server e sistemi che rispettano queste condizioni. Se questo è l’obiettivo che si vuole raggiungere, Gea.Net ha la possibilità di esportare i dati verso alcuni software che offrono questa soluzione (a livello nazionale si contano sulle dita di una mano e non sono particolarmente economici). Ma la soluzione più vantaggiosa è certamente l’adozione della fatturazione elettronica tra privati attraverso la quale l’AE mette a disposizione gratuitamente questo servizio.

Se invece la conservazione anche dei documenti cartacei per 10 anni non rappresenta un problema, la soluzione integrata in Gea.Net rappresenta una soluzione rapida e funzionale.

La funzione GED è disattivata per impostazione predefinita. Per attivarla dalla barra menu della schermata principale di deve selezionare

Configurazione à Impostazioni

Quindi spuntare “Gestione Elettr.Doc. (GED)”.

Nella stessa finestra, dopo avere selezionato il tab “GED, Comunicazioni, Import/Export”  devono essere settate anche le cartelle di repository dei documenti. Esistono due tipi di cartelle :

Se la GED è attiva ogni documento emesso verrà archiviato automaticamente al momento della stampa  Il nome del file viene assegnato automaticamente e tiene conto sia del progressivo interno che del numero di stampa del documento oltre all’anno di appartenenza. Per evitare di rimuovere involontariamente documenti che, in ogni caso sono stati stampati, se una volta stampato il documento viene eliminato, esso non è rimosso automaticamente dalla cartella GED. Questo può comportare che sulla cartella possano essere presenti anche documenti stampati per errore (es. con numero sbagliato) anche se buona prassi sarebbe di eliminarli a mano. Tuttavia anche nel caso rimanessero l’individuazione di eventuali errori è immediata essendo i nomi file ordinati per tipo/anno/numero.

In pratica bisogna ricordare che una volta archiviato nella cartella GED un documento non verrà più spostato dal software. Se è stato archiviato per errore sarà l’operatore che, se lo desidera, lo dovrà rimuovere manualmente. Insomma non è considerato grave se ci sono documenti che potrebbero essere eliminati mentre lo è senz’altro non avere un documento effettivo. Nonostante questa precauzione, si raccomanda all’operatore di verificare saltuariamente la presenza dei documenti e soprattutto di procedere ad un adeguato sistema di copia dei dati.