PRES09 - Risorse Umane (HRM) > Acquisizione Timbrature

Questa funzione ha una doppia modalità d'uso. Può importare dati (timbrature, assenze e compensazioni) da un file CSV oppure acquisire le timbrature da orologi marcatempo.

Per importare da file CSV occorre inserire “CSV” nella cella Tipo Flusso Marcature, in tutti gli altri casi verranno gestite funzioni di acquisizione personalizzate in base al tipo di orologio utilizzato (il valore da indicare in questo campo verrà comunicato all’utente dopo la creazione della specifica funzione).

Nella cella Nome Flusso Timbrature si deve indicare il file CSV delle timbrature o il file generato dall'orologio.

Mentre l’acquisizione da orologio esegue anche una verifica di congruità dei dati importati, l’acquisizione da CSV si limita ad escludere errori formali mentre errori come ad esempio la presenza di un orario di uscita inferiore all’entrata vengono sempre importati. Tutte le anomalie saranno comunque evidenziate nelle funzioni di calcolo mensile del cartellino da eseguire separatamente.

Da Risorse Umane (HRM) à Acquisizione Timbrature

Acquisizione da File CSV

Dopo avere indicato “CSV” nella cella Tipo Flusso Marcature selezionare il Nome Flusso Timbrature (file CSV con separatore “;” strutturato come indicato di seguito). Se sul file CSV non sono espressamente indicati il Mese e l'Anno di riferimento, occorre inserire a video il mese che verrà associato in automatico altrimenti questo dato viene ignorato.

Il file CSV da acquisire contiene righe di testata (contenente collaboratore e mese) e di dettaglio (giorno da elaborare). Tutte le righe di dettaglio faranno riferimento alla  testata immediatamente precedente in modo da poter contenere nello stesso flusso diversi collaboratori e diversi mesi.

All’atto dell’acquisizione ogni altra informazione presente sul cartellino dipendente/mese verrà ricoperta.

Le righe di testata sono riconosciute dalla presenza a colonna 1 della stringa “CODICE”. Le altre colonne contengono:

• Colonna 2 : il codice del collaboratore con cui è riconosciuto da Gea.Net
• Colonna 7 : Il mese (2 caratteri , da “01” a “12”)
• Colonna 8 : L'anno (4 caratteri)

Tutte le altre colonne vengono ignorate. Possono essere caricate informazioni utili all’operatore in fase di inserimento (ad esempio la colonna tre può contenere il nome della persona).

Se il codice del collaboratore non viene riconosciuto tutte le righe di dettaglio che seguiranno verranno ignorate. Se il mese o l’anno non contengono un valore valido verrà associato in automatico quello inserito a video.

Le righe di dettaglio si riconoscono perché in colonna 1 contengono un numero da 1 a 31 che corrisponde al numero del giorno. Le colonne devono contenere:

• 1 : Giorno del mese. Deve essere presente solo il numero del giorno (valori validi da 1 a 31) altrimenti tutta la riga viene ignorata
• 2 : Non gestita
• 3 : Tipo di cartellino (se uguale a “L” carica solo cartellino Lavorazioni, se uguale a “LC” carica sia cartellino Presenze che cartellino Lavorazioni, in tutti gli altri casi Carica solo cartellino Presenze)
• 4 : Orario di Entrata 1 (nella forma "HH.MM" , in caso contrario viene ignorato)
• 5 : Orario di Uscita 1 (nella forma "HH.MM" in caso contrario viene ignorato)
• 6 : Turno Forzato 1 (opzionale, può contenere un codice turno di Gea.Net a cui si vuole associare l’attività)
• 7: Orario di Entrata 2 (nella forma "HH.MM" in caso contrario viene ignorato)
• 8 : Orario di Uscita 2 (nella forma "HH.MM" in caso contrario viene ignorato)
• 9 : Turno Forzato 2 (opzionale, può contenere un codice turno di Gea.Net a cui si vuole associare l’attività)
• 10 : Se "R" si tratta di sola Reperibilità
• 11 : Non gestita
• 12 : Codice Progetto (se presente carica anche il cartellino Lavorazioni anche se non indicato in colonna 3)
• 13 : Descrizione Attività (se presente carica anche il cartellino Lavorazioni anche se non indicato in colonna 3)
• 14 : Non gestita
• 15 : Causale di Assenza (se presente carica anche il cartellino assenze)
• 16 : Ore di assenza (nella forma "HH.MM" altrimenti viene inserito l'orario di lavoro standard)
• 17 : Note di compensazione (se presente carica anche il cartellino compensazione)
• 18 : Ore di compensazione (nella forma "HH.MM")

Tutte le altre colonne vengono ignorate. Possono essere caricate informazioni utili all’operatore in fase di inserimento (ad esempio la colonna 2 può contenere il giorno della settimana). Se non sono presenti orari sia in Entrata che in Uscita (o non sono validi) il cartellino non viene caricato. Saranno ignorate tutte le altre righe comprese nel flusso che nella prima colonna non hanno un valore come previsto.

Di seguito riportiamo un esempio, Si noti che le righe 2 e 3 sono anomale e quindi saranno ignorate dalla funzione, ma la loro presenza aiuta l’operatore nella compilazione da Excel.

Acquisizione da orologi marcatempo

Questa funzione è specifica dell’orologio marcatempo installato. Possiamo generalizzare dicendo che lo scopo è scaricare le timbrature che risiedono sull’orologio per scaricarle sul PC, abbinarle al dipendente in base al codice di marcatura (numero di badge) e quindi riversarle sul cartellino di competenza.

Tuttavia questa funzione probabilmente dovrà essere personalizzata in base al software di scarico orologi utilizzato per poterli fare colloquiare correttamente. Indicando a video il Software di Scarico Orologi che si fa carico di prelevare i dati dai terminali, lo scarico avverrà in automatico prima dell’importazione. Tuttavia la cosa migliore sarebbe lanciare l’applicazione di scarico degli orologi in modo autonomo (non invocandola da Gea.Net) in modo da non iniziare il processo se si riscontrano errori nel collegamento con i terminali. Se non si dispone di alcun software di scarico, i terminali dovranno essere contattati direttamente utilizzando il loro protocollo. Questo rende la personalizzazione più impegnativa e sarà necessario fare riferimento al manuale tecnico dell’orologio marcatempo utilizzato.

La funzione di acquisizione rileva le timbrature dagli orologi collegati, le ordina per data e le comincia a smistare nei cartellini di riferimento tramite il codice del badge. Essendo ordinate per data, ad ogni rilevazione di data successiva all’ultima acquisita, verifica se le posizioni del giorno precedente sono tutte chiuse, rilevando un errore per ogni posizione aperta tranne che per i collaboratori identificati come Turnista Notturno. Per questi viene chiusa in automatico la posizione alle ore 23.59 e riaperta alle ore 00.00 del giorno successivo.

In base all’orologio di provenienza e alla causale le timbrature possono essere riconosciute come:

• Presenze, copiate sul relativo cartellino.
• Lavorazione, se l’orologio di rilevazione è identificato come atto a tale scopo.
• Reperibilità, se la causale corrisponde a reperibilità.
• Mensa, se l’orologio di rilevazione è identificato come atto a tale scopo. In questo caso le timbrature vengono ignorate ma potrebbero essere conteggiate da software specifico paghe per il conteggio e l’addebito dei pasti.

Durante l’acquisizione possono essere riscontrati anche errori tra i quali i più frequenti sono:

• Senso di timbrature errata. Nella maggior parte dei casi, pur essendo segnalato come potenziale errore, la timbratura viene acquisita correttamente.
• Badge non riconosciuto. E’ il caso di un nuovo collaboratore non ancora inserito o il cui codice badge non è stato associato correttamente
• Posizione giornaliera aperta. In questo caso sarà necessario contattare il collaboratore per chiedere l’orario di entrata/uscita mancante.

Del flusso di timbrature, una volta acquisite dal sistema, viene mantenuta copia nella sottocartella \geanet\bin\DATI\Archivio\PRESENZE.