MODALITA’ OPERATIVE PER LA GESTIONE COMMESSA (OBSOLETO)

Premesse : La gestione commessa nasce con la registrazione di uno o più ordini clienti (conferme d’ordine).

Può essere una alternativa alla gestione del “Piano di Produzione” ma si basa su regole rigide e prefissate quindi il “piano di produzione” è da preferire perchè più versatile, completo e veloce.

La commessa può essere indicata in tutti i documenti e movimenti di magazzino generati durante la gestione. Gea.Net identifica la commessa con un campo denominato progetto.

Per ogni riga ordine può essere indicato un lotto di produzione.

Di seguito faremo riferimento a ‘terzista’ quale lavorante esterno. Il concetto si può  applicare anche ad un centro di lavorazione interno all’azienda. Qualora l’attività si svolga in sede, buona parte delle attività e dei documenti da emettere, possono essere evitati, ma si dovrà comunque tenere aggiornato l’ordine cliente, indicando il lancio in produzione e la merce pronto. 

Note : La prima volta che si utilizza gestione commesse potrebbe essere necessario :

Lo stato di avanzamento prevede vari step. 

1)       Accettazione ordine. Viene inserito l’ordine cliente impostando il numero commessa nel campo progetto. 

2)       Il magazziniere prepara i componenti per la produzione dei prodotti e li sposta nel magazzino prodotti in spedizione. Questa operazione viene effettuata creando un DdiT di uscita merce. Non deve essere indicato il destinatario reale del materiale ma come destinatario viene indicato “Magazzino prodotti in spedizione”. Questo DdiT rimane cioè in stato temporaneo ed intestato a “Magazzino prodotti in spedizione”, non stampato ma nonostante ciò deve fare ruotare il materiale tra i magazzini. Questa operazione è generata creando una funzione che data una o più righe da ordine clienti, genera l’esplosione della distinta al primo livello. 

3)       I componenti vengono inviati al terzista. L’operatore deve riprendere il DdiT lasciato in stato temporaneo al punto precedente. Deve quindi indicare il terzista e stampare il documento. Questa operazione annulla l’impegno in “Magazzino prodotti in spedizione” generando la rotazione della merce sul magazzino del terzista. 

4)       Il terzista produce i prodotti finiti. Deve essere eseguita la funzione “Produzione” disponibile a magazzino per ogni lavorazione di assemblaggio eseguita dal terzista. Per comodità operativa questa operazione può essere fatta coincidere con la fase successiva. 

5)       I prodotti finiti rientrano. Deve essere registrato il DdiT del terzista che farà ruotare i prodotti finiti dal suo magazzino al magazzino principale. 

6)       L’ordine clienti viene evaso. Il DdiT viene generato prelevando una o più righe dettaglio ordine. 

Tra i punti 2-3 potrà essere necessario prelevare materiale dal “Magazzino prodotti in spedizione”. L’operatore deve eseguire materialmente un movimento di magazzino che scarica la quantità da “Magazzino prodotti in spedizione” e la carica su “Magazzino principale”. Si noti che virtualmente nulla è modificato sul DdiT di lavorazione, ma fisicamente non è disponibile il componente nel box del materiale in partenza. L’elenco del materiale non disponibile in spedizione sono tutti i movimenti di scarico di “Magazzino prodotti in spedizione”, infatti questo magazzino viene usato solo come deposito temporaneo e deve avere solo movimenti di carico. 

Durante tutti questi passi sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento ordine con una griglia riepilogativa delle righe ordine.

Sarà possibile filtrare tale griglia per cliente, prodotto, data ordine, data consegna e sono riportati prodotto, N.ordine, data ordine cliente, data consegna, Quantità, quantità da consegnare, numero commessa, terzista, quantità prodotta dal terzista.

 

Step 1 - Accettazione ordine 

Alla ricezione dell’ordine dal cliente deve essere registrato un ordine cliente, o conferma d’ordine, indicando :

L’assegnazione del lotto può essere manuale o automatica. Nel secondo caso verrà letto un progressivo dalla tabella ‘progressivi gestionali’  ed incrementato di 1 per ogni riga ordine selezionata. La tabella progressivi lotti prevede l’anno di produzione e può essere gestita da ‘gestione tabelle’. 

La conferma d’ordine dovrà quindi essere rispedita al cliente per accettazione. Qualora la data di richiesta consegna dovesse differire dalla data di prevista consegna si dovrà indicare chiaramente nelle note che i tempi richiesti non potranno essere rispettati. 

Per maggiori dettagli si rimanda a “Gestione Ordini” presente in questo manuale.

 

Step 2- Preparazione materiale per la lavorazione 

Schedulando gli ordini inevasi, il magazziniere passa a generare il DdiT di lavorazione. Dopo aver aperto un nuovo DdiT inserire il cliente destinatario dell’ordine e accedere a ‘Funzioni’, ‘Importa ordini per lavorazione’, gli articoli selezionati vengono esplosi al primo livello e i componenti importati sul DdiT generato.

La funzione ‘Importa ordini per lavorazione Kit’ esegue la stessa operazione ma scende al secondo livello ovvero se il prodotto in ordine è un kit di prodotti (cioè i suoi componenti hanno essi stessi una distinta base), sul DDT riporta l’elenco dei componenti di secondo livello.

Il DDT generato può essere modificato per escludere quei componenti che non vengono rilasciati al terzista.

Se i terzisti che producono il prodotto sono più di uno è possibile creare una copia del DDT ( “Funzioni”, “Duplica documento” ) rimuovendo poi le righe non di competenza. 

La riga dell’ordine cliente viene modificata indicando la quantità lanciata in produzione.

Il DdiT generato mantiene un riferimento all’ordine. Questo campo (DB_RIFER_PRODUZIONE) non e’ visibile all’operatore per evitare che possa essere modificato involontariamente. 

Il materiale può essere inviato immediatamente al terzista oppure mantenuto in spedizione. Nel secondo caso al posto del destinatario deve essere indicato il codice ‘MAGSP’ (magazzino si spedizione), quindi il materiale verrà fatto ruotare temporaneamente da magazzino principale a magazzino di spedizione anche se il documento non è stato stampato. 

Preparando il materiale per la spedizione, ci si potrà accorgere che mancano alcuni componenti oppure questi potranno essere rimossi anche in seguito perché destinati ad altre lavorazioni. In entrambi i casi l’operatore potrà eseguire un movimento di scarico da magazzino di spedizione e di carico a magazzino principale.

Virtualmente nulla è modificato sul DdiT di lavorazione, ma fisicamente non è disponibile il componente nel box del materiale in partenza. L’elenco del materiale non disponibile in spedizione sono tutti i movimenti di scarico di “Magazzino prodotti in spedizione”, infatti questo magazzino viene usato solo come deposito temporaneo e deve avere solo movimenti di carico. 

Al tempo stesso, per ogni movimento di scarico da magazzino di spedizione, siamo di fronte ad anomalie di cui sopra.

Naturalmente una volta riportato il componente nel kit di lavorazione, il movimento di scarico deve essere cancellato. 

Una volta stampato, l’eventuale movimento (virtuale) su magazzino di spedizione verrà cancellato e verrà caricato il magazzino del terzista,

 

Step 3- Invio del materiale al terzista 

Qualora nel punto 2  non si fosse inviata immediatamente la merce al terzista, il DdiT temporaneo intestato a ‘magazzino di spedizione’ viene ora ripreso. L’operatore non deve fare altro che sostituire il codice ‘MAGSP’ con il codice del terzista e stampare il documento. 

In considerazione del fatto che questo punto puo’ essere eseguito diversi giorni dopo il passo precedente, è buona norma verificare che tutto i componenti siano presenti e pronti per la spedizione. Naturalmente questa operazione può essere svolta visivamente ma puo’ essere preceduta dalla ricerca dei movimenti di scarico eseguiti su ‘Magazzino di spedizione’ (vedi punto precedente).

 

Step 4- Produzione 

Il terzista produce i prodotti finiti. Deve essere eseguita la funzione “Produzione” disponibile a magazzino per ogni lavorazione di assemblaggio eseguita dal terzista. Per comodità operativa questa operazione può essere fatta coincidere con la fase successiva.

Per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo  “Produzione” presente nel capitolo ‘Magazzino’ di questo manuale. 

Gli step 4 e 5 possono essere avvenire in un unico passaggio infatti la funzione “Produzione” prevede la voce “Rientro Materiale da Terzista”. Questa opzione deve essere eseguita per ogni articolo prodotto e opera come segue :

Per la lavorazione dei kit assemblati in sede, dopo aver scaricato i prodotti realizzati dal terzista, si deve eseguire il comando di assemblaggio indicando il numero d’ordine del cliente..

 

Step 5- Pronto merce 

I prodotti finiti rientrano. Deve essere registrato il DdiT del terzista che farà ruotare i prodotti finiti dal suo magazzino al magazzino principale..In alternativa il carico può essere generato direttamente in ‘Gestione Movimenti Magazzino’ Inoltre deve essere indicato sull’ordine cliente il pronto merce.

 

Step 6- Evasione Ordine 

L’ordine clienti viene evaso. Il DdiT di vendita viene generato prelevando una o più righe dettaglio ordine.

 

Consultazione 

Durante tutto il processo produttivo per la gestione della commessa, è possibile monitorare lo stato di avanzamento degli ordini con una griglia riepilogativa del materiale.

E’ possibile filtrare tale griglia per cliente, prodotto, data ordine, data consegna e sono riportati prodotto, N.ordine, data ordine cliente, data consegna, Quantità, quantità da consegnare, numero commessa, terzista, quantità prodotta dal terzista. 

La schermata riportata sotto e’ stata fatta il 10 Agosto 2005. Possiamo notare che le prime tre righe sono riferite ad un ordine non ancora scaduto ma in ogni caso si verificano tre situazioni diverse. Nella prima sono ancora da consegnare 6 pezzi su 7, di questi tre sono stati andati in produzione ed uno e già pronto (ed è stato anche già consegnato al cliente).

La seconda riga e’ stata evasa mentre per la terza non è ancora iniziato il processo produttivo.

Le ultime due righe sono invece riferite ad un ordine già scaduto ma mentre la riga 5 e’ in lavorazione, per la 4 sono pronti i componenti per la realizzazione di 20 pezzi su 50.

Naturalmente questi esempi sono volutamente complessi anche se nella realtà la produzione di diversi articoli dello stesso ordine segue lo stesso iter.

 

I comandi a fondo pagina di selezione permettono di accedere rispettivamente all’ordine di competenza e al DDT del terzista.

 


MODALITA’ OPERATIVE PER GESTIONE DELLE SCORTE DI MAGAZZINO DEI PRODOTTI FINITI

 

Premessa : La gestione delle scorte di magazzino dei prodotti finiti vuole aiutare l’ufficio acquisti a definire una corretta politica di ordini di produzione al minor costo possibile. L’attività di gestione delle scorte si interseca con la gestione delle commesse al  fine di snellire la consegna di prodotti in lavorazione.

Questa funzione definisce una procedura per i prodotti che devono essere lavorati dall’azienda. I prodotti acquistati e rivenduti senza alcuna lavorazione seguono la normale procedura di ordine a fornitore.

Per l’evasione di un ordine cliente, il magazziniere, una volta appurata la non disponibilità immediata, dovrà consultare la gestione degli ordini di approvvigionamento ed assegnare le quantità in esse disponibili all’ordine da evadere. 

L’ordine di approvvigionamento deve essere inserito come ordine a CLIENTE dove il cliente e il magazzino principale dell’azienda (MAGAZ).

Per ogni riga di ordini con cliente MAGAZ viene caricato una riga della tabella SCORTE che verrà gestita con l’apposita funzione Assegnazione Scorte trattata di seguito.

Questo permette di velocizzare i tempi di consegna, abbassare i costi di produzione, tenere un magazzino più efficiente. 

La funzione di Assegnazione Scorte si occupa di mettere in relazione un ordine di scorta materiale con un ordine clienti. Si noti che entrambi sono ordini clienti con la differenza che i primi presentano come codice cliente MAGAZ ( magazzino principale ) mente i secondi sono normali ordini relativi a clienti reali.

Si vuole assegnare o disassegnare un numero di prodotti in ordine di approvvigionamento prodotti finiti a ordini da evadere. 

Assegnazione scorte elenca la lista delle righe ordine la cui quantità in ordine meno la quantità pronta è’ maggiore di zero (infatti se la quantità è' pronta avremo già' disponibilità a magazzino).

A Questo risultato viene tolto la quantità già destinata ai clienti in precedenza quindi avremo ;

 

  Disponibile = Ordinato - Consegnato - Assegnato

 

La lista presentata a video permette di assegnare / dissassegnare parte del materiale ai diversi ordini clienti in essere, e che non sono completamente in lavorazione

Nel momento in cui si assegna un quantitativo, viene aggiornato la quantità in lavorazione sull’ordine cliente.

 


Le funzioni per la gestione commesse sono :