MODALITA’
OPERATIVE PER LA GESTIONE COMMESSA
Premesse
: La gestione commessa nasce con la registrazione di uno o più ordini clienti
(conferme d’ordine).
Può
essere una alternativa alla gestione del “Piano di Produzione” ma si basa su
regole rigide e prefissate quindi il “piano di produzione” è da preferire
perchè più versatile, completo e veloce.
La
commessa può essere indicata in tutti i documenti e movimenti di magazzino
generati durante la gestione. Gea.Net identifica la commessa con un campo
denominato progetto.
Per
ogni riga ordine può essere indicato un lotto di produzione.
Di
seguito faremo riferimento a ‘terzista’ quale lavorante esterno. Il concetto
si può applicare anche ad un
centro di lavorazione interno all’azienda. Qualora l’attività si svolga in
sede, buona parte delle attività e dei documenti da emettere, possono essere
evitati, ma si dovrà comunque tenere aggiornato l’ordine cliente, indicando
il lancio in produzione e la merce pronto.
Note
: La prima volta che si utilizza gestione commesse potrebbe essere necessario :
Lo
stato di avanzamento prevede vari step.
1)
Accettazione
ordine. Viene inserito l’ordine cliente impostando il numero commessa nel
campo progetto.
2)
Il
magazziniere prepara i componenti per la produzione dei prodotti e li sposta nel
magazzino prodotti in spedizione. Questa operazione viene effettuata creando un
DdiT di uscita merce. Non deve essere indicato il destinatario reale del
materiale ma come destinatario viene indicato “Magazzino prodotti in
spedizione”. Questo DdiT rimane cioè in stato temporaneo ed intestato a
“Magazzino prodotti in spedizione”, non stampato ma nonostante ciò deve
fare ruotare il materiale tra i magazzini. Questa operazione è generata creando
una funzione che data una o più righe da ordine clienti, genera l’esplosione
della distinta al primo livello.
3)
I
componenti vengono inviati al terzista. L’operatore deve riprendere il DdiT
lasciato in stato temporaneo al punto precedente. Deve quindi indicare il
terzista e stampare il documento. Questa operazione annulla l’impegno in
“Magazzino prodotti in spedizione” generando la rotazione della merce sul
magazzino del terzista.
4)
Il
terzista produce i prodotti finiti. Deve essere eseguita la funzione
“Produzione” disponibile a magazzino per ogni lavorazione di assemblaggio
eseguita dal terzista. Per comodità operativa questa operazione può essere
fatta coincidere con la fase successiva.
5)
I
prodotti finiti rientrano. Deve essere registrato il DdiT del terzista che farà
ruotare i prodotti finiti dal suo magazzino al magazzino principale.
6)
L’ordine
clienti viene evaso. Il DdiT viene generato prelevando una o più righe
dettaglio ordine.
Tra
i punti 2-3 potrà essere necessario prelevare materiale dal “Magazzino
prodotti in spedizione”. L’operatore deve eseguire materialmente un
movimento di magazzino che scarica la quantità da “Magazzino prodotti in
spedizione” e la carica su “Magazzino principale”. Si noti che
virtualmente nulla è modificato sul DdiT di lavorazione, ma fisicamente non è
disponibile il componente nel box del materiale in partenza. L’elenco del
materiale non disponibile in spedizione sono tutti i movimenti di scarico di
“Magazzino prodotti in spedizione”, infatti questo magazzino viene usato
solo come deposito temporaneo e deve avere solo movimenti di carico.
Durante
tutti questi passi sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento ordine con
una griglia riepilogativa delle righe ordine.
Sarà
possibile filtrare tale griglia per cliente, prodotto, data ordine, data
consegna e sono riportati prodotto, N.ordine, data ordine cliente, data
consegna, Quantità, quantità da consegnare, numero commessa, terzista, quantità
prodotta dal terzista.
Alla
ricezione dell’ordine dal cliente deve essere registrato un ordine cliente, o
conferma d’ordine, indicando :
L’assegnazione
del lotto può essere manuale o automatica. Nel secondo caso verrà letto un
progressivo dalla tabella ‘progressivi gestionali’ ed incrementato di 1 per ogni riga ordine selezionata. La
tabella progressivi lotti prevede l’anno di produzione e può essere gestita
da ‘gestione tabelle’.
La
conferma d’ordine dovrà quindi essere rispedita al cliente per accettazione.
Qualora la data di richiesta consegna dovesse differire dalla data di prevista
consegna si dovrà indicare chiaramente nelle note che i tempi richiesti non
potranno essere rispettati.
Per
maggiori dettagli si rimanda a “Gestione Ordini” presente in questo manuale.
Schedulando
gli ordini inevasi, il magazziniere passa a generare il DdiT di lavorazione.
Dopo aver aperto un nuovo DdiT inserire il cliente destinatario dell’ordine e
accedere a ‘Funzioni’, ‘Importa ordini per lavorazione’, gli articoli
selezionati vengono esplosi al primo livello e i componenti importati sul DdiT
generato.
La
funzione ‘Importa ordini per lavorazione Kit’ esegue la stessa operazione ma
scende al secondo livello ovvero se il prodotto in ordine è un kit di prodotti
(cioè i suoi componenti hanno essi stessi una distinta base), sul DDT riporta
l’elenco dei componenti di secondo livello.
Il
DDT generato può essere modificato per escludere quei componenti che non
vengono rilasciati al terzista.
Se
i terzisti che producono il prodotto sono più di uno è possibile creare una
copia del DDT ( “Funzioni”, “Duplica documento” ) rimuovendo poi le
righe non di competenza.
La
riga dell’ordine cliente viene modificata indicando la quantità lanciata in
produzione.
Il
DdiT generato mantiene un riferimento all’ordine. Questo campo
(DB_RIFER_PRODUZIONE) non e’ visibile all’operatore per evitare che possa
essere modificato involontariamente.
Il
materiale può essere inviato immediatamente al terzista oppure mantenuto in
spedizione. Nel secondo caso al posto del destinatario deve essere indicato il
codice ‘MAGSP’ (magazzino si spedizione), quindi il materiale verrà fatto
ruotare temporaneamente da magazzino principale a magazzino di spedizione anche
se il documento non è stato stampato.
Preparando
il materiale per la spedizione, ci si potrà accorgere che mancano alcuni
componenti oppure questi potranno essere rimossi anche in seguito perché
destinati ad altre lavorazioni. In entrambi i casi l’operatore potrà eseguire
un movimento di scarico da magazzino di spedizione e di carico a magazzino
principale.
Virtualmente
nulla è modificato sul DdiT di lavorazione, ma fisicamente non è disponibile
il componente nel box del materiale in partenza. L’elenco del materiale non
disponibile in spedizione sono tutti i movimenti di scarico di “Magazzino
prodotti in spedizione”, infatti questo magazzino viene usato solo come
deposito temporaneo e deve avere solo movimenti di carico.
Al
tempo stesso, per ogni movimento di scarico da magazzino di spedizione, siamo di
fronte ad anomalie di cui sopra.
Naturalmente
una volta riportato il componente nel kit di lavorazione, il movimento di
scarico deve essere cancellato.
Una
volta stampato, l’eventuale movimento (virtuale) su magazzino di spedizione
verrà cancellato e verrà caricato il magazzino del terzista,
Qualora
nel punto 2 non si fosse inviata
immediatamente la merce al terzista, il DdiT temporaneo intestato a ‘magazzino
di spedizione’ viene ora ripreso. L’operatore non deve fare altro che
sostituire il codice ‘MAGSP’ con il codice del terzista e stampare il
documento.
In
considerazione del fatto che questo punto puo’ essere eseguito diversi giorni
dopo il passo precedente, è buona norma verificare che tutto i componenti siano
presenti e pronti per la spedizione. Naturalmente questa operazione può essere
svolta visivamente ma puo’ essere preceduta dalla ricerca dei movimenti di
scarico eseguiti su ‘Magazzino di spedizione’ (vedi punto precedente).
Il
terzista produce i prodotti finiti. Deve essere eseguita la funzione
“Produzione” disponibile a magazzino per ogni lavorazione di assemblaggio
eseguita dal terzista. Per comodità operativa questa operazione può essere
fatta coincidere con la fase successiva.
Per
maggiori dettagli si rimanda al paragrafo “Produzione”
presente nel capitolo ‘Magazzino’ di questo manuale.
Gli
step 4 e 5 possono essere avvenire in un unico passaggio infatti la funzione
“Produzione” prevede la voce “Rientro Materiale da Terzista”. Questa
opzione deve essere eseguita per ogni articolo prodotto e opera come segue :
Per
la lavorazione dei kit assemblati in sede, dopo aver scaricato i prodotti
realizzati dal terzista, si deve eseguire il comando di assemblaggio indicando
il numero d’ordine del cliente..
I
prodotti finiti rientrano. Deve essere registrato il DdiT del terzista che farà
ruotare i prodotti finiti dal suo magazzino al magazzino principale..In
alternativa il carico può essere generato direttamente in ‘Gestione Movimenti
Magazzino’ Inoltre deve essere indicato sull’ordine cliente il pronto merce.
L’ordine
clienti viene evaso. Il DdiT di vendita viene generato prelevando una o più
righe dettaglio ordine.
Durante
tutto il processo produttivo per la gestione della commessa, è possibile
monitorare lo stato di avanzamento degli ordini con una griglia riepilogativa
del materiale.
E’
possibile filtrare tale griglia per cliente, prodotto, data ordine, data
consegna e sono riportati prodotto, N.ordine, data ordine cliente, data
consegna, Quantità, quantità da consegnare, numero commessa, terzista, quantità
prodotta dal terzista.
La
schermata riportata sotto e’ stata fatta il 10 Agosto 2005. Possiamo notare
che le prime tre righe sono riferite ad un ordine non ancora scaduto ma in ogni
caso si verificano tre situazioni diverse. Nella prima sono ancora da consegnare
6 pezzi su 7, di questi tre sono stati andati in produzione ed uno e già pronto
(ed è stato anche già consegnato al cliente).
La
seconda riga e’ stata evasa mentre per la terza non è ancora iniziato il
processo produttivo.
Le
ultime due righe sono invece riferite ad un ordine già scaduto ma mentre la
riga 5 e’ in lavorazione, per la 4 sono pronti i componenti per la
realizzazione di 20 pezzi su 50.
Naturalmente
questi esempi sono volutamente complessi anche se nella realtà la produzione di
diversi articoli dello stesso ordine segue lo stesso iter.
I
comandi a fondo pagina di selezione permettono di accedere rispettivamente
all’ordine di competenza e al DDT del terzista.
MODALITA’
OPERATIVE PER GESTIONE DELLE SCORTE DI MAGAZZINO DEI PRODOTTI FINITI
Premessa
: La gestione delle scorte di magazzino dei prodotti finiti vuole aiutare
l’ufficio acquisti a definire una corretta politica di ordini di produzione al
minor costo possibile. L’attività di gestione delle scorte si interseca con
la gestione delle commesse al fine
di snellire la consegna di prodotti in lavorazione.
Questa
funzione definisce una procedura per i prodotti che devono essere lavorati
dall’azienda. I prodotti acquistati e rivenduti senza alcuna lavorazione
seguono la normale procedura di ordine a fornitore.
Per
l’evasione di un ordine cliente, il magazziniere, una volta appurata la non
disponibilità immediata, dovrà consultare la gestione degli ordini di
approvvigionamento ed assegnare le quantità in esse disponibili all’ordine da
evadere.
L’ordine
di approvvigionamento deve essere inserito come ordine a CLIENTE dove il cliente
e il magazzino principale dell’azienda (MAGAZ).
Per
ogni riga di ordini con cliente MAGAZ viene caricato una riga della tabella
SCORTE che verrà gestita con l’apposita funzione Assegnazione Scorte
trattata di seguito.
Questo
permette di velocizzare i tempi di consegna, abbassare i costi di produzione,
tenere un magazzino più efficiente.
La
funzione di Assegnazione Scorte si occupa di mettere in relazione un ordine di
scorta materiale con un ordine clienti. Si noti che entrambi sono ordini clienti
con la differenza che i primi presentano come codice cliente MAGAZ ( magazzino
principale ) mente i secondi sono normali ordini relativi a clienti reali.
Si
vuole assegnare o disassegnare un numero di prodotti in ordine di
approvvigionamento prodotti finiti a ordini da evadere.
Assegnazione
scorte elenca la lista delle righe ordine la cui quantità in ordine meno la
quantità pronta è’ maggiore di zero (infatti se la quantità è' pronta
avremo già' disponibilità a magazzino).
A
Questo risultato viene tolto la quantità già destinata ai clienti in
precedenza quindi avremo ;
La
lista presentata a video permette di assegnare / dissassegnare parte del
materiale ai diversi ordini clienti in essere, e che non sono completamente in
lavorazione
Nel
momento in cui si assegna un quantitativo, viene aggiornato la quantità in
lavorazione sull’ordine cliente.
Le funzioni per la gestione commesse sono :