FUNZIONI COMPLESSE

In Gea.Net sono presenti diversi metodi di calcolo complessi e automatismi che rendono più leggera l’attività di gestione. L’utente che ha configurato correttamente la propria procedura si troverà a migliorare notevolmente l’efficienza dell’applicazione perciò questo capitolo è particolarmente importante e se ne devono acquisire i principi prima di iniziare qualunque attività.

È importante sapere che in questo capitolo tratteremo metodi che proporranno una soluzione ma che saranno in ogni caso bypassabili dall’utente che, a sua discrezione, potrà decidere di modificare i valori proposti.

In questo capitolo si vogliono trattare i metodi e le priorità con cui si abbina un valore piuttosto che un altro nelle diverse casistiche.

Applicazione delle condizioni di vendita.

Il tema è trattato dettagliatamente nel capitolo di gestione Listini a cui si rimanda il lettore.

Applicazione degli sconti.

Oltre alla gestione di tre livelli di sconto abbinatiti al prodotto .può essere applicato uno sconto sul documento (sconto aggiuntivo) ed uno in base alle condizioni di pagamento.

Questo è anche l’ordine con cui vengono applicati..

Lo sconto aggiuntivo sarà sempre possibile inserirlo sul documento durante la sua gestione mentre lo sconto sul pagamento, normalmente abbinato ai pagamenti per cassa, è agganciato alla tabella pagamenti e non viene evidenziato in maniera esplicita durante la gestione ma può essere gestito solo da “gestione tabelle” ed è sempre applicato.

Applicazione delle Provvigioni Agente

Le provvigioni agente sono normalmente indicate sul listino. Tuttavia in alcune realtà prettamente commerciali questa soluzione risulta limitativa per cui sono nati altri tipi di calcolo che se presenti hanno la priorità :

• Tabella Provvigioni per Agente
• Tabella Provvigioni per Agente per percentuale di sconto. Determina una percentuale di provvigione abbinando Agente, Tipo Pagamento, Famiglia e percentuale di sconto. Per essere utilizzata questa opzione deve essere attivata la gestione delle provvigioni a scaglioni dalle “Impostazioni”.
• Tabella Provvigioni per Zona
• Tabella Provvigioni per Famiglia

Applicazione esenzioni IVA e aliquote IVA.

L’esenzione IVA può essere applicata solo a soggetti o a prodotti che, per la loro natura, ne siano in qualche modo dispensati. Pertanto Gea.Net riconosce un articolo di esenzione legato al cliente e al prodotto. Qualora non si ritrovi alcuna esenzione IVA in nessuna delle due schede si procederà a ricercare l’aliquota IVA da applicare e qualora non si ritrovi neppure questa si applicherà il regime IVA ordinario.

Per quanto detto ogni documento fiscale che si emetterà con Gea.Net potrà riconoscere una esenzione/aliquota a livello di documento ed una a livello di ogni singola riga. Nel momento in cui verrà stampato il documento sarà applicato il regime IVA vantaggioso.

Naturalmente la testata del documento erediterà i valori esenzione e percentuale IVA dalla scheda anagrafica del cliente e qualora questi non siano presenti o siano zero applicherà la percentuale IVA definita in “Impostazioni”. Qualora il cliente non sia esente si applicherà l’aliquota IVA specifica definita in “Impostazioni” per le spese che vengono riportate nell’apposito campo.

Allo stesso modo per ogni riga di dettaglio verrà ripresa l’esenzione o la percentuale IVA dalla scheda del prodotto e se non presenti o zero si imposterà quanto in “Impostazioni”. Tuttavia nel momento in cui si andrà a stampare il documento, questi dati saranno confrontati con quelli di testata e sarà scelto quello vantaggioso per il cliente. Quindi se il prodotto viene assoggettato a IVA ma il cliente è esente si applicherà l’esenzione. Se il prodotto è esente o assoggettato ad IVA al 4% mentre il cliente è in regime d’IVA ordinario, si applica quanto impostato sul prodotto. 

Per quanto riguarda le fatture differite, si applica lo stesso principio ma a livello di Documenti di Trasporto. Nel momento in cui viene generata la fattura vengono ereditate anche le condizioni. Normalmente non dovrebbero esserci differenze ma se si pensa al caso in cui le aliquote cambiano risulta fondamentale poter applicare quelle in essere al momento dell’emissione del Documenti di Trasporto.

Applicazioni contropartite sulle Vendite e sugli Acquisti.

Le contropartita vendite e acquisti di base saranno definiti con un codice in configurazione delle “Impostazioni”. Per maggiore precisione si definisce anche nella scheda cliente/fornitore il conto di contropartita che normalmente viene usato nei rapporti con esso. Un terzo grado di definizione cade sulla scheda prodotto che a sua volta avrà definito il conto specifico legato alle transazioni del prodotto stesso.

Gea.Net non obbliga l’utente a definire le schede prodotto e comunque consente di registrare sia i prodotti sia i clienti/fornitori senza allegare una specifica contropartita.

Nel momento in cui si stampa una fattura clienti o si registra una fattura fornitore viene scatenato un automatismo che dovrà riconoscere su quale conto andare a ripartire le vendite/acquisti. Quindi si comincerà a cercare dal grado più basso (prodotto), per poi passare a quello intermedio (cliente/fornitore) e, se ancora non viene trovato, si applicherà quello base.

Anche in questo caso fanno eccezione le spese che possono essere impostate a livello di testata. Per queste sarà considerato il relativo conto caricato in “Configurazione base Gea.Net”.

Un’altra eccezione è determinata da Documenti di Trasporto con causale lavorazione anzichè vendita. In questo caso è previsto il conto solo a livello di articolo o di “Configurazione base Gea.Net” ma la procedura di applicazione segue le stesse regole.  

Articoli e componenti Accessori.

La gestione dei documenti di vendita in Gea.Net prevede la possibilità di agganciare ad ogni articolo una lista di articoli accessori con cui viene prodotto l’articolo stesso. Il concetto che sta dietro a questa modalità è quello di creare un articolo di vendita standard che durante l’assemblaggio o prima della vendita viene arricchito con abbinamenti di altri articoli. Può essere il caso di confezioni che includono gadget in omaggio e di prodotti con distinta base standard che include componenti che vengono inseriti sempre con quantità e tipo diversi al fine di creare un articolo estremamente personalizzato.

Quando negli ordini clienti si inseriscono prodotti che hanno distinta base che contengono articoli (componenti) accessori e durante il processo produttivo si fa riferimento a quel determinato ordine, attraverso la funzione di assemblaggio o con il piano di produzione, oltre ai componenti standard presenti nella distinta base saranno scaricati anche i componenti accessori. Approfondiremo questa caratteristica nelle sezioni dedicate alla produzione.

Gli articoli accessori non sono scaricati dal magazzino durante la vendita.

E’ importantissimo avere ben chiaro questa direttiva altrimenti si rischia di utilizzare gli articoli accessori in modo inappropriato. Qualora si voglia scaricare il magazzino in seguito alla vendita (documenti di trasporto, fatture dirette, ecc.) occorre inserire gli accessori a livello di riga come tutti gli altri articoli. Non sarebbe possibile il contrario in quanto si rischierebbe di scaricarli due volte (una durante la fase di assemblaggio e una alla consegna).

Gli articoli accessori sono abbinati ad una riga documento. Pertanto è possibile agganciare ad ogni articolo presente su ordini, documenti di trasporto e fatture una lista di articoli accessori. La gestione degli articoli accessori riveste una importanza duplice nel caso degli ordini a clienti il cui scopo è inserire una lista di articoli abbinati al prodotto che possono:

• comparire in stampa e influenzare il prezzo di vendita
• essere virtualmente aggiunti alla distinta base standard e di conseguenza scaricati dal magazzino in fase di produzione. In questo caso parliamo di componenti accessori.

Per i documenti di trasporto, le fatture dirette e gli altri documenti consequenziali alla vendita, la gestione degli accessori ha il solo scopo di permetterne l’elencazione in stampa e il ricalcalo del prezzo di vendita. Su questi documenti gli articoli accessori NON saranno scaricati dal magazzino come l’operatore potrebbe aspettarsi. Principalmente perché questo potrebbe creare un doppio scarico degli accessori, essendo precedentemente stato integrato nell’articolo o composto con lo stesso. Ma anche per differenziarne la modalità, infatti se si desidera scaricare gli accessori è sufficiente inserirle come righe a se stante.

Per accedere all’inserimento della lista degli accessori, occorre aprire la finestra di popup che gestisce la riga e di seguito fare click su “Gestione Accessori“.

Possono essere inseriti uno o più articoli e indicare che alla conferma si voglia aggiornare il prezzo e le note aggiuntive che verranno poi stampate sul documento.

L’aggiornamento del prezzo viene calcolato sommando il prezzo di listino (comune o preferenziale) del padre ai prezzi di listino (comune o preferenziale) dei vari articoli accessori. Gli sconti e le provvigioni legati agli accessori verranno ignorate in quanto saranno presi quelli indicati sul listino del codice padre.

L’elenco con le quantità degli accessori viene aggiunto in fondo alle note (o descrizione aggiuntiva) sempre in aggiunta per non intaccare il lavoro dell’operatore. Di conseguenza se si salva due volte la lista degli accessori spuntando in entrambi i casi la richiesta di inserimento nelle note, la lista potrà comparire doppia e l’operatore dovrà eliminare le righe precedenti.

Valorizzazione prodotto.

Gea.Net calcola il valore di un prodotto secondo cinque modalità :

• Valore (costo) : Questo è il metodo di calcolo più veloce. In realtà non viene eseguito alcun calcolo ma semplicemente catturato un valore precedentemente salvato sulla scheda articolo. Se nelle impostazioni è stato spuntato il “Calcolo Manuale del Valore (Costo)” è possibile specificare un valore alla voce costo sulla scheda dell’articolo. Si faccia attenzione che in caso non si ripristini tale valore a zero il costo precedentemente non sarà modificato anche nel caso di modifica del prezzo di acquisto. Se invece il calcolo è in modalità automatica, o se sulla scheda il costo viene lasciato a zero questo viene calcolato durante il salvataggio con la metodologia del costo corrente di seguito.
• Costo corrente. È il costo attuale del prodotto. Può essere ricavato dal listino acquisti, dalle quotazioni di mercato delle materie prime, dalla distinta base o dal ciclo di lavorazione a seconda che si tratti di un articolo di terzi commercializzato o di un articolo prodotto in azienda. Qualora siano presenti due o tutte tre le voci, viene data priorità al prezzo di acquisto, quindi alla somma dei componenti in distinta base e per ultimo ai cicli di lavorazione. Dalla Ver. 4.0 e successive, il valore può essere determinato come somma della distinta base più i valori delle lavorazioni. Inoltre ogni prodotto lavorato assumerà un diverso valore nelle varie fasi del ciclo. Nel caso si tratti di un prodotto commercializzato sarà presente un prezzo sul listino del fornitore preferenziale e questo definirà il valore unitario. Qualora prezzo di acquisto e di vendita siano uguali questo valore viene ignorato. Se il prezzo viene prodotto il valore è la somma di tutti gli articoli della distinta base o di ogni voce presente nel ciclo di lavorazione calcolata come tempo della lavorazione (in minuti) moltiplicato per il costo al minuto del reparto o del fornitore. Dalla Ver. 4.1 e successive, il valore può essere determinato dal valore di mercato delle materie prime.
• Costo medio. Viene calcolato come la media dei prezzi su tutti gli acquisti fatti nel periodo.
• Costo LIFO. Segue la regola LIFO (Last In First Out) per cui il valore viene calcolato sui prezzi degli articoli da più tempo a magazzino.
• Costo FIFO. Segue la regola FIFO (First In First Out) per cui il valore viene calcolato sui prezzi degli articoli da meno tempo a magazzino.

Naturalmente la valorizzazione al costo medio, LIFO e FIFO richiede che ogni singolo acquisto, così come registrazioni d’inventario e di carico in genere, siano registrati con il costo corretto pena l’inattendibilità del calcolo.

Storico Costi Correnti

Durante il salvataggio della scheda prodotto o durante la valorizzazione, il costo corrente viene archiviato su una tabella di storico e riutilizzato nel caso di valorizzazione successiva.

La gestione dello storico, oltre a permettere una valorizzazione puntuale anche a distanza di anni, rende notevolmente più veloce il calcolo nel caso di una grossa mole di articoli con distinta base di diversi livelli.

Il costo calcolato ha una validità che dipende dal tipo di calcolo eseguito :

• se deriva da costo di acquisto è valido fino alla successiva modifica del prezzo
• se deriva da calcolo su distinta base o ciclo di lavorazione, è valido per il numero di giorni indicato nelle impostazioni (lo standard è 30 gg.).

Ne consegue che indicare questo parametro a zero equivale a ricalcolare sempre il valore avendo una maggiore precisione ma rallentando la valorizzazione di magazzino, indicare un numero di giorni maggiore significa avere maggiori possibilità di non dovere ricalcolare il valore ma può portare a un leggero scostamento dei valori effettivi.

IVA in sospensione e IVA per cassa

Per alcune tipologie di clienti quali ad esempio gli enti pubblici è possibile registrare le fatture emesse con IVA in sospensione in modo da pagare l’aliquota solo al momento dell’incasso. Inoltre nel 2009 è stato consentito il pagamento dell’IVA per cassa alle aziende il cui giro d’affari non supera i 200.000 Euro.

La gestione dell’IVA per cassa è sostanzialmente simile alla gestione dell’IVA in sospensione anche se con alcune differenze :

• L’IVA in sospensione può essere adottata solo per alcuni clienti (riconosciuti dalla presenza di un flag sulla scheda anagrafica) mentre l’IVA per cassa deve essere adottata per tutti gli stakeholder quindi la gestione deve essere abilitata a livello di impostazioni di configurazione.
• L’IVA per cassa deve essere adottata sia per l’IVA incassata dai clienti che per quella pagata ai fornitori.

In entrambi i casi la gestione dell’IVA è automatizzata e l’operatore deve solamente controllare la corretta registrazione delle fatture in contabilità. Infatti, all’emissione di una fattura attiva verrà verificata la presenza del flag sulla scheda del cliente o nelle impostazioni e di nel caso il movimento contabile verrà registrato con una specifica causale. La stessa regola vale anche durante la registrazione della fattura passiva. Al momento di registrare il pagamento, l’applicazione, risalendo alla fattura che lo ha generato e di conseguenza al relativo movimento di prima nota, sarà in grado di determinare se trattasi di pagamento di IVA in sospensione o per cassa e anche in questo caso sarà adottato una causale specifica.

Durante la stampa del registro IVA le fatture in sospensione d’IVA saranno evidenziate con la sigla *S e la relativa IVA calcolata distintamente dalle altre fatture. Allo stesso modo sarà calcolato l’incasso/il pagamento dell’IVA sospesa nel periodo e riportata. Per maggiori informazioni si veda la funzione di stampa del registro IVA.

Taglie e Colori  

Funzione non disponibile per Gea.Net Web

La gestione e la suddivisione per taglie e colori è attivabile dalla funzione di configurazione delle “Impostazioni”.

Dopo aver attivato la gestione taglie e colori, occorre indicare per ogni articolo le taglie e i colori disponibili, indicando sulla scheda del prodotto la relativa tabella di disponibilità di taglie e la disponibilità di colori.

Nella scheda articoli di magazzino è prevista una pagina speciale dove inserire le taglie e i colori disponibili, l'anno, la stagione, la linea, la composizione. Se vengono omessi taglie e colori si intende che l'articolo viene fornito in taglia e colore unici.  

Facciamo un esempio di una azienda che vende abbigliamento in genere. Potremmo avere a catalogo :

• T-Shirt di misure S,M,L,XL,XXL e di vari colori
• Scarpe di diversi numeri e diversi colori
• Cinture con taglie uniche

Per iniziare dovremo indicare :

• una tabella taglie dal nome “INTERNAZIONALE” in cui indicare le 5 possibili taglie.
• una tabella taglie “CALZATURE” con tutti i possibili numeri.
• una tabella colori “T-SHIRT” con le varie colorazioni
• una tabella colori “CALZATURE [NOMEMARCA]” con le varie colorazioni

Per vedere come inserire tali tabelle si veda “gestione tabelle” nel capitolo “Archivi di Base”.

Inserendo un articolo T-Shirt andremo ad abbinarlo alla tabella taglie “INTERNAZIONALE” e alla tabella colori “T-SHIRT”.

Inserendo un articolo SCARPA andremo ad abbinarlo alla tabella taglie “CALZATURE” e alla tabella colori “CALZATURE [NOMEMARCA]”.

Inserendo un articolo CINTURA non abbineremo alcuna tabella (taglia unica, colore unico) o magari solo la relativa tabella colori.

 Se attivata la gestione Taglie e Colori ogni funzione di Gea.Net che prevede l'inserimento di una quantità prevede un comando cliccando il quale la quantità complessiva viene esplosa i dettaglio per Taglie e Colori attraverso una finestra di popup contenente una griglia indicante taglia e colore.