UTIL91 - Utilità Database > Importazione Dati      

La funzione di Importazione Dati (non disponibile in Gea.Net Start e Gea.Net Web) serve soprattutto per due scopi ben precisi:

L’operazione di import deve essere svolta da un amministratore per cui l’opzione è disponibile solo in Gea.Net Pro, che può facilmente essere collegato a Gea.Net Web. Invece non si ritiene sia particolarmente utile se si usa Gea.Net Start che prevede una configurazione tipicamente monoutente.

Per poter operare correttamente con altre installazioni, Gea.Net Pro dispone di una funzione di esportazione che si trova nell’elenco relativo. Così nell’elenco Anagrafiche troveremo la funzione di Esporta XML per estrarre l’elenco delle anagrafiche filtrate per le proprie necessità, nell’elenco Articoli la estrarre per esportare i prodotti, e così via.

Questa funzione prevede che l'importazione possa avvenire anche da fonti esterne. Possono essere importate Anagrafiche clienti o fornitori, Articoli di magazzino, Documenti (Ordini, Documenti di Trasporto, Fatture) sia del ciclo attivo che passivo, Piano dei conti. La funzione di Importazione Dati può essere richiamata da diversi punti dell'applicazione e per ogni tabella consente generalmente due tipi di importazione di natura diversa. Le fonti di alimentazioni sono pertanto due tipi di flussi (CSV o XML) che possono essere utilizzati indistintamente ma che si addicono principalmente ad espletare compiti di importazione di diversa origine.

 

XML : Importare dati da altri database Gea.Net

Dalle funzioni di presentazione di alcune entità di Gea.Net è possibile generare file XML allo scopo di esportare dati verso altre aziende. La funzione Esporta XML presente sulla barra comandi è disponibile per:

La funzione di esportazione presente sulla barra comandi è simile a quella presente nel menù contestuale della griglia tuttavia è sempre da preferire in quanto:

Lo scopo principale della funzione di esportazione è la successiva Importazione Dati dal menù Utilità Database che solitamente viene eseguita su una seconda azienda. Gli scopi sono molteplici, si pensi ad un gruppo che vende gli stessi articoli in aziende diverse oppure la condivisione di clienti/fornitori tra aziende, il commercialista che vuole riportare lo stesso piano dei conti ai diversi clienti, l’agente che esegue ordini presso il cliente e li deve riportare, l’azienda che ha filiali su sedi distaccate o negozi che devono riportare Documenti di Trasporto o Fatture emesse. Insomma le esigenze possono essere veramente tante e, seppure la configurazione cloud sia sempre da preferire, non tutte le aziende ancora la hanno adottata, quindi il riallineamento dei documenti è ancora usato ed è uno strumento in molti casi indispensabile.

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle funzioni Esporta XML delle diversi entità e rilasciare questi template agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Come al solito bisogna ricordarsi di copiare il database prima di procedere con l’importazione, ma mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (soprattutto DdT e Fatture) provenienti da un altre fonti potrebbero causare alcuni problemi. Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data di emissione corrispondono altrimenti il documento non viene associato e si procede ad un nuovo inserimento che di conseguenza genera anche movimenti di Magazzino e Prima Nota ad esso collegati. Quindi cambiare la data o il numero e fare un riallineamento comporta ritrovarsi un documento doppio, pertanto occorre fare la massima attenzione sotto questo aspetto. La legge italiana prevede che sedi distaccate possono avere una serie di numerazione diversa e questo può aiutare a mitigare gli errori ma l’attenzione è sempre la migliore alleata.

 

CSV : Importare dati da sistemi diversi

Il modo più semplice per importare dati da altri sistemi o migrare da altri ERP è quello predisporre uno o più file in formato secondo le specifiche di seguito. L’importazione di tabelle in formato CSV è piuttosto pratica perché il file di alimentazione può essere facilmente generato con Microsoft Excel o qualsiasi altro foglio di calcolo. I file in formato CSV sono dei normali file di testo contenenti tante righe quante sono le righe del foglio Excel e il contenuto delle colonne risulta separato da un punto e virgola quindi potrebbero essere gestiti anche con Blocco Note di Windows o altri text-editor. Una alternativa potrebbe essere quella di usare file XML ma questa operazione il più delle volte risulta ostica e deve necessariamente coinvolgere personale tecnico qualificato come sviluppatori o amministratori di database. Le specifiche della struttura del file XML per l’importazione non sono oggetto di questa guida ma è possibile richiederle al servizio di assistenza.

Inutile ripetere ancora una volta che occorre fare una copia dei dati prima di qualunque importazione perché per ogni file acquisito vengono modificate varie tabelle e tornare indietro in caso di errore non è facile neanche per un tecnico.

Importare le Anagrafiche Clienti e Fornitori

Per importare anagrafiche clienti/fornitori la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

Numero Colonna

Contenuto

1

Codice Anagrafica. Se non presente acquisisce un numero progressivo.

2

Ragione Sociale

3

Indirizzo

4

CAP o ZIP Code

5

Comune

6

Provincia

7

Partita IVA

8

Codice Fiscale

9

Telefono

10

Fax

11

Indirizzo Email (non PEC che invece deve essere inserita a colonna 29)

12

Tipo (C = Cliente / F = Fornitore / A = Altro)

13

Codice Vettore (Max 5 caratteri)

14

Banca Cliente / Fornitore

15

Banca Cliente / Fornitore (Sportello)

16

Banca Cliente / Fornitore (Comune)

17

ABI della Banca Cliente / Fornitore

18

CAB della Banca Cliente / Fornitore

19

Numero Conto Corrente del Cliente / Fornitore

20

IBAN della Banca Cliente / Fornitore

21

Nazione (Obbligatorio se si vuole indicare il campo successivo)

22

Italiano / IntraUE / ExtraUE.

Indicare “I” per IntraUE o “E” per ExtraUE.

23

Tipologia dell’azienda (AGENTE, BANCA, VETTORE)

24

Note

25

Settore. Deve essere inserito uno dei valori indicati di seguito : Abbigliamento, Agenzie, Agroalimentare, Alberghiero, Alimentare, Arredo e Design, Automotive, Autoriparazione, Ceramico, Chimica, Commercio, Editoria, Edilizia, Elettronica, Finanziario, Formazione, Farmaceutico, Grande Distribuzione, Impiantistica, Informatica, Logistica, Metalmeccanica, Nautico, Negozio, Noleggio, PA e Utility, Ristorazione, Sanitario, Serramentistico, Servizi, Studi Professionali, Telecomunicazioni, Termoidraulica, Tessile, Turismo, Trasporti, Zootecnia, Altro.

26

Breve descrizione dell’attività svolta dall’azienda

27

Dimensione Impresa (I=Azienda Individuale, C=Micro, P=Piccola, M=Media, G=Grande)

28

Identificativo della azienda destinataria di fattura elettronica. Codice con cui l’azienda è riconosciuta dal sistema di interscambio (SDI) indicato nel tag <CodiceDestinatario> della e-fattura. Si tratta di un codice di 6 caratteri per aziende della PA o di 7 per aziende private. Se l’azienda non ne possiede uno indicare “0000000” o non valorizzarlo ma indicare la PEC nella colonna successiva.

29

Indirizzo PEC dell’azienda utilizzato anche per la comunicazione di fatture elettroniche. Deve essere indicato obbligatoriamente se l’azienda non possiede il CodiceDestinatario con cui è riconosciuta da SDI.

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare gli Articoli di Magazzino

Per importare articoli, listini di un proprio fornitore e prezzi di vendita la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

Numero Colonna

Contenuto

1

Codice Articolo. Se non presente la riga viene ignorata.

2

Descrizione

3

Descrizione Aggiuntiva

4

Unità di Misura

5

Codice a Barre

6

Codice del Fornitore abituale

7

Prezzo di Vendita

8

Sconto di Vendita n. 1

9

Sconto di Vendita n. 2

10

Sconto di Vendita n. 3

11

Prezzo di Acquisto

12

Sconto di Acquisto n. 1

13

Sconto di Acquisto n. 2

14

Sconto di Acquisto n. 3

15

Tipo Articolo

16

Famiglia

17

Categoria

18

N. Giorni necessari per la produzione (solo 1’ livello)

19

Quantità da caricare (genera i movimenti di apertura scheda)

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare le distinte Base

Per convenzione occorre creare un file denominato DISTINTE.CSV con la struttura documentata di seguito. Non è previsto un apposito spazio per l’importazione delle Distinte Base ma può essere sfruttato lo spazio riservato all’importazione degli Articoli.   

La struttura del file CSV è definito con lo schema seguente:

Numero Colonna

Contenuto

1

Codice Articolo

2

Codice Componente

3

Quantità necessaria alla produzione

   Note: I codici articoli e i codici componenti devono già essere presenti in tabella.

Importare il Piano dei Conti

Per importare il Piano dei conti da un’altra fonte la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente:

Numero Colonna

Contenuto

1

Codice Conto

2

Descrizione

Importare i Documenti

Per importare documenti attivi (ordini, documenti di trasporto, fatture) e fatture passive la struttura del file CSV deve essere definita come di seguito:

Lo schema prevede che la prima colonna sia di un solo carattere e sia indicato “T” (testata documento) o “D” (riga documento). Le righe dei documenti devono essere immediatamente seguenti la riga di testata. Ogni riga la cui prima colonna non contiene “T” o “D” viene ignorata. Deve essere predisposto uno solo file con un'alternanza di righe testata/dettaglio. Cioè si deve indicare la testata della prima fattura, quindi a seguire tutte le righe della prima fattura, quindi la testata della seconda, poi tutti i dettagli della seconda, e così via.

Tracciato Testata Documento:

Numero Colonna

Contenuto

1

Valore Fisso “T”

2

Data Documento

3

Numero Documento

4

Serie Documento

5

Estensione Documento

6

Codice Cliente/Fornitore per Fatturazione (se non presente in archivio lo inserisce)

7

Codice Cliente Destinazione o Fornitore Mittente

8

Ragione Sociale

9

Indirizzo

10

CAP o ZIP Code

11

Comune

12

Provincia

13

Partita IVA

14

Codice Fiscale (1)

15

Telefono (1)

16

Fax (1)

17

Email (1)

18

Nota di Credito (2)

19

Codice di Pagamento (3)

20

Codice Divisa (3)

(1)     indicare solo se deve essere eseguito l’inserimento dell’anagrafica

(2)     Indicare Valore Fisso “S” o  “N” (un solo carattere)

(3)     se non indicato prende quello presente in anagrafica cliente / fornitore

Tracciato Righe Documento:

Numero Colonna

Contenuto

1

Valore Fisso “D”

2

Codice Articolo (se indicato e non presente in archivio lo inserisce)

3

Descrizione Articolo

4

Variante di produzione

5

Quantità

6

Prezzo

7

Sconto di Vendita n. 1

8

Sconto di Vendita n. 2

9

Sconto di Vendita n. 3

10

Percentuale IVA (se non indicata assume l’IVA ordinaria)

11

Codice di Esenzione

12

Data Documento di trasporto (solo per le fatture)

13

Numero Documento di trasporto (solo per le fatture)

14

Serie Documento di trasporto (solo per le fatture)

15

Estensione Documento di trasporto (solo per le fatture)

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

 

Importare Movimenti di Magazzino

I Movimenti di Magazzino relativi a Documenti di Trasporto o Fatture dirette sono (e devono essere) caricati con la funzione di Importazione Documenti trattata sopra. In questo modo possiamo caricare movimenti che avvengono all’interno del magazzino di riferimento. Da utilizzare per lavorazioni gestite da software esterni di produzione o prodotti da macchine (Industria 4.0), ma anche per valorizzazioni iniziali, inventari o altri scenari che vengono gestiti dall’esterno. Ogni riga può essere caricata singolarmente, ma è preferibile accorparle facendo riferimento ad un unico documento o commessa con lo stesso concetto di Testata/Dettaglio dei documenti. In questa struttura non è prevista una esplicita colonna (T o D) ma il movimento viene chiuso a cambio di numero documento (colonna 1).

Per importare i movimenti la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente:

Num.Colonna

Contenuto

1

Numero Documento o Numero Commessa. Dato obbligatorio che identifica il riferimento del movimento di magazzino e serve per raggruppare logicamente i carichi e gli scarichi. A rottura (cambio) di numero viene creato un nuovo movimento.

Qualora non fosse possibile fare riferimento ad un N. documento/commessa valorizzare questo campo con un progressivo (da 1 a N) raggruppando anche più righe (è possibile avere più righe con lo stesso progressivo se il movimento avviene contestualmente come ad esempio il carico di diversi articoli in caso di un'unica fornitura).

2

Data del movimento. Obbligatoria.

3

Codice Articolo

4

Variante di produzione

5

Quantità in Carico

6

Quantità in Scarico