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La funzione di Importazione Dati (non disponibile in Gea.Net Start e Gea.Net Web) serve soprattutto per due scopi ben precisi:

• Importare dati da software diversi (altri ERP, E-Commerce, MES, fogli di calcolo, ecc.)
• Riallineare i database presenti su due PC diversi non collegati in rete (filiali, negozi e altre sedi distaccate)

L’operazione di import deve essere svolta da un amministratore per cui l’opzione è disponibile solo in Gea.Net Pro, che può facilmente essere collegato a Gea.Net Web. Invece non si ritiene sia particolarmente utile se si usa Gea.Net Start che prevede una configurazione tipicamente monoutente.

Per poter operare correttamente con altre installazioni, Gea.Net Pro dispone di una funzione di esportazione che si trova nell’elenco relativo. Così nell’elenco Anagrafiche troveremo la funzione di Esporta XML per estrarre l’elenco delle anagrafiche filtrate per le proprie necessità, nell’elenco Articoli la estrarre per esportare i prodotti, e così via.

Questa funzione prevede che l'importazione possa avvenire anche da fonti esterne. Possono essere importate Anagrafiche clienti o fornitori, Articoli di magazzino, Documenti (Ordini, Documenti di Trasporto, Fatture) sia del ciclo attivo che passivo, Piano dei conti. La funzione di Importazione Dati può essere richiamata da diversi punti dell'applicazione e per ogni tabella consente generalmente due tipi di importazione di natura diversa. Le fonti di alimentazioni sono pertanto due tipi di flussi (CSV o XML) che possono essere utilizzati indistintamente ma che si addicono principalmente ad espletare compiti di importazione di diversa origine.

• CSV: Ideale per importare dati da altri ERP o da fonti diverse. Un file in formato CSV può essere generato da Microsoft Excel o da altri fogli di calcolo in modo nativo. Ma è un file di testo che può essere facilmente creato con strumenti o software diversi. In pratica contiene una riga per ogni registrazione che si vuole importare e utilizza il punto e virgola per separare le diverse colonne.
• XML: Contenente anche la struttura della tabella di destinazione. Comunemente usato per acquisire tabelle da altri database di Gea.Net Pro e pertanto utile soprattutto nell'interscambio tra diverse aziende del gruppo, tra filiali o nell'interscambio tra database scollegati.

XML : Importare dati da altri database Gea.Net

Dalle funzioni di presentazione di alcune entità di Gea.Net è possibile generare file XML allo scopo di esportare dati verso altre aziende. La funzione Esporta XML presente sulla barra comandi è disponibile per:

• Anagrafiche Clienti e Fornitori
• Articoli di magazzino
• Piano dei conti
• Documenti (sia ciclo attivo che passivo)
• Movimenti di Magazzino

La funzione di esportazione presente sulla barra comandi è simile a quella presente nel menù contestuale della griglia tuttavia è sempre da preferire in quanto:

• riporta sempre tutte le colonne delle registrazioni anche quando queste non sono presenti a video
• esporta anche le griglie collegate (ad esempio gli indirizzi alternativi della scheda anagrafiche clienti)
• si predispone per una nuova numerazione dei documenti importati per evitare la sovrascrittura se esiste un documento con la stessa chiave principale (ID)

Lo scopo principale della funzione di esportazione è la successiva Importazione Dati dal menù Utilità Database che solitamente viene eseguita su una seconda azienda. Gli scopi sono molteplici, si pensi ad un gruppo che vende gli stessi articoli in aziende diverse oppure la condivisione di clienti/fornitori tra aziende, il commercialista che vuole riportare lo stesso piano dei conti ai diversi clienti, l’agente che esegue ordini presso il cliente e li deve riportare, l’azienda che ha filiali su sedi distaccate o negozi che devono riportare Documenti di Trasporto o Fatture emesse. Insomma le esigenze possono essere veramente tante e, seppure la configurazione cloud sia sempre da preferire, non tutte le aziende ancora la hanno adottata, quindi il riallineamento dei documenti è ancora usato ed è uno strumento in molti casi indispensabile.

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle funzioni Esporta XML delle diversi entità e rilasciare questi template agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Come al solito bisogna ricordarsi di copiare il database prima di procedere con l’importazione, ma mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (soprattutto DdT e Fatture) provenienti da un altre fonti potrebbero causare alcuni problemi. Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data di emissione corrispondono altrimenti il documento non viene associato e si procede ad un nuovo inserimento che di conseguenza genera anche movimenti di Magazzino e Prima Nota ad esso collegati. Quindi cambiare la data o il numero e fare un riallineamento comporta ritrovarsi un documento doppio, pertanto occorre fare la massima attenzione sotto questo aspetto. La legge italiana prevede che sedi distaccate possono avere una serie di numerazione diversa e questo può aiutare a mitigare gli errori ma l’attenzione è sempre la migliore alleata.

CSV : Importare dati da sistemi diversi

Il modo più semplice per importare dati da altri sistemi o migrare da altri ERP è quello predisporre uno o più file in formato secondo le specifiche di seguito. L’importazione di tabelle in formato CSV è piuttosto pratica perché il file di alimentazione può essere facilmente generato con Microsoft Excel o qualsiasi altro foglio di calcolo. I file in formato CSV sono dei normali file di testo contenenti tante righe quante sono le righe del foglio Excel e il contenuto delle colonne risulta separato da un punto e virgola quindi potrebbero essere gestiti anche con Blocco Note di Windows o altri text-editor. Una alternativa potrebbe essere quella di usare file XML ma questa operazione il più delle volte risulta ostica e deve necessariamente coinvolgere personale tecnico qualificato come sviluppatori o amministratori di database. Le specifiche della struttura del file XML per l’importazione non sono oggetto di questa guida ma è possibile richiederle al servizio di assistenza.

Inutile ripetere ancora una volta che occorre fare una copia dei dati prima di qualunque importazione perché per ogni file acquisito vengono modificate varie tabelle e tornare indietro in caso di errore non è facile neanche per un tecnico.

Importare le Anagrafiche Clienti e Fornitori

Per importare anagrafiche clienti/fornitori la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare gli Articoli di Magazzino

Per importare articoli, listini di un proprio fornitore e prezzi di vendita la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare le distinte Base

Per convenzione occorre creare un file denominato DISTINTE.CSV con la struttura documentata di seguito. Non è previsto un apposito spazio per l’importazione delle Distinte Base ma può essere sfruttato lo spazio riservato all’importazione degli Articoli.   

La struttura del file CSV è definito con lo schema seguente:

   Note: I codici articoli e i codici componenti devono già essere presenti in tabella.

Importare il Piano dei Conti

Per importare il Piano dei conti da un’altra fonte la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente:

Importare i Documenti

Per importare documenti attivi (ordini, documenti di trasporto, fatture) e fatture passive la struttura del file CSV deve essere definita come di seguito:

Lo schema prevede che la prima colonna sia di un solo carattere e sia indicato “T” (testata documento) o “D” (riga documento). Le righe dei documenti devono essere immediatamente seguenti la riga di testata. Ogni riga la cui prima colonna non contiene “T” o “D” viene ignorata. Deve essere predisposto uno solo file con un'alternanza di righe testata/dettaglio. Cioè si deve indicare la testata della prima fattura, quindi a seguire tutte le righe della prima fattura, quindi la testata della seconda, poi tutti i dettagli della seconda, e così via.

Tracciato Testata Documento:

(1)     indicare solo se deve essere eseguito l’inserimento dell’anagrafica

(2)     Indicare Valore Fisso “S” o  “N” (un solo carattere)

(3)     se non indicato prende quello presente in anagrafica cliente / fornitore

Tracciato Righe Documento:

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare Movimenti di Magazzino

I Movimenti di Magazzino relativi a Documenti di Trasporto o Fatture dirette sono (e devono essere) caricati con la funzione di Importazione Documenti trattata sopra. In questo modo possiamo caricare movimenti che avvengono all’interno del magazzino di riferimento. Da utilizzare per lavorazioni gestite da software esterni di produzione o prodotti da macchine (Industria 4.0), ma anche per valorizzazioni iniziali, inventari o altri scenari che vengono gestiti dall’esterno. Ogni riga può essere caricata singolarmente, ma è preferibile accorparle facendo riferimento ad un unico documento o commessa con lo stesso concetto di Testata/Dettaglio dei documenti. In questa struttura non è prevista una esplicita colonna (T o D) ma il movimento viene chiuso a cambio di numero documento (colonna 1).

Per importare i movimenti la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: