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Questa funzione prevede l'importazione di dati da fonti esterne. Possono essere importati Anagrafiche clienti o fornitori, Articoli di magazzino, Documenti (Ordini, Documenti di Trasporto, Fatture) sia del ciclo attivo che passivo, Piano dei conti. La funzione di 'Importazione Dati' può essere richiamata da diversi punti dell'applicazione e per ogni tabella consente generalmente due tipi di importazione di natura diversa. Le fonti di alimentazioni sono pertanto due tipi di flussi (XML o CSV) che possono essere utilizzati indistintamente ma che si addicono principalmente ad espletare compiti di importazione di diversa origine.

XML . Contenente anche la struttura della tabella di destinazione. Comunemente usato per acquisire tabelle da altri database di Gea.Net e pertanto utile soprattutto nell'interscambio tra diverse aziende del gruppo o nell'interscambio tra database scollegati.

CSV . Ideale per importare dati da altri gestionali o da fonti diverse. Un file in formato CSV può essere generato da Microsoft Excel o da altri fogli di calcolo in modo nativo. Ma è un file di testo che può essere facilmente creato con strumenti o software diversi. In pratica contiene una riga per ogni registrazione che si vuole importare e utilizza il punto e virgola(';') per separare le diverse colonne.

XML : Importare dati da altri database Gea.Net

Questa funzione prevede l’acquisizione di un file XML correttamente formattato con la struttura del database. Sono previsti diversi tipi di file XML in relazione agli oggetti che devono essere importati.

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle diverse funzioni “Esporta XML” dei diversi oggetti (anagrafiche, articoli, documenti, ecc.) e rilasciare questi files agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (DdiT, Fatture) provenienti da un altro PC potrebbero causare alcuni problemi.

Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data corrispondono altrimenti il documento non viene riconosciuto e si procede al suo inserimento. L’inserimento di un nuovo documento di conseguenza genera anche i movimenti di magazzino e di contabilità ad esso collegati.

Cambiare la data di emissione o il numero e fare il riallineamento comporta il ritrovarsi con due documenti simili, quindi occorre la massima attenzione.

Il riallineamento dei documenti è molto usato dall’aziende che hanno agenti che operano sul territorio con un portatile. La legge italiana prevede che queste situazioni siano regolarizzate con una serie di numerazione diversa. Se il rappresentante opera correttamente non ci sono problemi tuttavia si pensi a cosa può succedere se l’agente scorda di indicare il numero di serie o se modifica DdiT non emessi da lui e li include nel file da importare.

Tutta questa premessa per invitare l’operatore ancora una volta ad essere il più prudente possibile con queste operazioni automatiche e a fare SEMPRE una copia di salvataggio prima di qualunque importazione.

CSV : Importare dati da sistemi diversi

Per quanto possibile importare dati da sistemi diversi attraverso file XML, questa operazione il più delle volte risulta ostica e deve necessariamente coinvolgere personale tecnico altamente qualificato come sviluppatori o amministratori di database.

Un file in formato CSV può essere generato da Microsoft Excel o da altri fogli di calcolo in modo nativo e pertanto è l'ideale per importare dati da altri gestionali o da fonti diverse. Ma è comunque un file di testo che può essere facilmente creato con text editor come 'Blocco Note', ma anche altri strumenti o software diversi. In pratica si deve definire una riga per ogni registrazione che si desidera importare,  utilizzando il punto e virgola(';') per separare le diverse colonne.

Importare le Anagrafiche Clienti e Fornitori

Per importare anagrafiche clienti e fornitori, Gea.Net prevede che la struttura del file CSV sia definito con lo schema seguente :

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Importare gli Articoli di Magazzino

Per importare articoli, listini di un proprio fornitore e prezzi di vendita, Gea.Net prevede che la struttura del file CSV sia definito con lo schema seguente :

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.

Le colonne 15 e successive sono state inserite dalla versione 5.0

Importare le distinte Base

Dalla versione 5.0 Gea.Net permette di importare le distinte Base. La struttura del file CSV sia definito con lo schema seguente :

I codici articoli e i codici componenti devono già essere presenti in tabella.

Importare il Piano dei Conti

Per importare il Piano dei conti da un’altra fonte, Gea.Net prevede che la struttura del file CSV sia definito con lo schema seguente :

Importare i Documenti

Per importare documenti attivi (ordini, documenti di trasporto, fatture) e fatture passive, Gea.Net prevede che la struttura del file CSV sia definito con lo schema seguente :

Lo schema prevede che nella prima colonna sia indicato T (testata documento) o D (riga documento). Le righe dei documenti devono essere immediatamente seguenti la riga di testata. Ogni riga la cui prima colonna non contiene “T” o “D” viene ignorata.

Deve essere predisposto uno solo file con un'alternanza di righe testata/dettaglio.Cioè si deve indicare la testata della prima fattura, quindi a seguire tutte le righe della prima fattura, quindi la testata della seconda, poi tutti i
dettagli della seconda, e così via.

Tracciato Testata Documento

(1)    indicare solo se deve essere eseguito l’inserimento dell’anagrafica

(2)    Indicare Valore Fisso “S” o  “N”

(3)    se non indicato prende quello presente in anagrafica cliente / fornitore

Tracciato Righe Documento

   Note: Usare virgola come separatore decimale nei campi numerici.