DDT11 - Vendite > Servizi > Interventi Tecnici

Questo documento prevede che siano conosciute le funzionalità di base dei moduli Vendite e Acquisti

La gestione degli interventi tecnici è una funzione derivata della gestione dei documenti di trasporto. Se ci si pensa bene un intervento è molto simile ad un documento di trasporto in quanto entrambi possono consegnare alcuni articoli (pezzi di ricambio). A volte i pezzi di ricambio necessari possono essere conosciuti a priori, altre lo decide il tecnico sul posto. Queste gestioni sono simili anche nella gestione del magazzino laddove possono essere consegnati articoli in vendita (da fatturare successivamente) o in garanzia. Occorre solo prevedere una serie di causali che gestiscano gli interventi. Per impostazione predefinita ne sono fornite un paio ma l’operatore può utilizzare anche quelle comuni ai DidT o crearne di nuove.  Apriamo  Archivi à Tabelle à Causali di Magazzino  e tra le varie righe vedremo

La tabella è la stessa che contiene le causali usate per i DdiT. La differenza sostanziale è che gli interventi sono registrati con una serie particolare non fiscale e definita nelle Impostazioni (cella Serie Interventi) che per impostazione predefinita è “I”.

La funzione per la gestione degli Interventi Tecnici che permette di inserire le chiamate dei clienti e pianificare i successivi interventi tecnici, è studiata appositamente per quelle aziende che forniscono un servizio di assistenza che può anche essere agganciato ad un contratto di assistenza.

La gestione degli interventi è studiata per poter avvenire in tempi diversi identificando un momento per inserire la registrazione (la chiamata del cliente), uno per l’intervento presso la sede del cliente ed uno in cui si esegue la conpilazione postuma della scheda intervento.

Da Vendite à Servizi à Interventi Tecnici

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante Nuovo

La funzione sembra famigliare? Certo, lo deve essere perché è esattamente quella che abbiamo visto per la gestione dei Documenti di Trasporto. Ci sono alcuni comandi in meno e alcune celle cambiano di significato ma sotto il motore è lo stesso. Per questo motivo andremo più veloci nella spiegazione analizzando solo le differenze e rimandando il lettore al capitolo dedicato ai Documenti di Trasporto in caso di necessità di chiarimenti operativi.

L’iter incomincia con la richiesta del servizio da parte del cliente. In questa fase l’operatore (in ufficio) registra l’apertura della scheda intervento registrando i dati del cliente, il Difetto Segnalato e concorda i tempi d’intervento. Se si conosce già quale Tecnico sarà disponibile si può registrare chi eseguirà l’intervento. A fianco delle celle Data/Ora Inizio Intervento appare l’icona che consente di colloquiare con Calendario di Windows, che a sua volta apre le porte verso i calendari che i vari operatori Microsoft o Google mettono al servizio degli utenti. La comunicazione con i calendari avviene per mezzo di file in formato ICS che viene inoltrato sulla casella di posta elettronica del Tecnico, o se questo non è indicato viene inviata alla casella aziendale. Il messaggio può essere usato come promemoria nella casella di posta, ma facendo click sull’allegato è possibile inserirlo in agenda scegliendo tra i diversi calendari di cui dispone il Tecnico (o l’azienda) che di seguito può inviare inviti ad altri collaboratori interessati.

Molto importante è inserire correttamente la Causale. Nella tabella Causali di Magazzino si è visto che sono previste due tipologie, interventi e interventi in assistenza, dove per la prima farà seguito fattura mentre per la seconda no.

Nella tab Righe si possono inserire righe che possono contenere prestazioni o materiale da utilizzare. La compilazione può essere eseguita prima o dopo l’esecuzione dell’attività. Se non si vuole movimentare il magazzino, ad esempio perché si vuole riportare attrezzatura da lavoro, non bisogna inserire i codici articolo ma solo la descrizione. Se invece si tratta di materiale in sostituzione si noti che il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino comune o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.

Al momento della conferma o della stampa del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti. Se tutto Ok verrà stampata la scheda d’intervento da consegnare al tecnico.

Durante l’intervento a domicilio, il tecnico la completerà presso la sede del cliente indicando le prestazioni e il materiale impiegato, facendone firmare una copia dal cliente stesso e lasciandone una copia.

Al suo rientro in ufficio, l’intervento sarà completato inserendo i dati mancanti ricavati durante l’intervento e potrà essere fatturato.

Se il database risiede su cloud, la seconda e la terza fase possono coincidere qualora il tecnico sia dotato di PC o di una tablet durante l’intervento.