ORDINI E PREVENTIVI

La gestione ordini e preventivi permette di trattare le offerte e gli ordini attivi e passivi. Sia per la parte acquisti che per la parte vendite la trasformazione da offerta ad ordine avviene semplicemente modificando il tipo documento. Per le offerte e gli ordini sarà possibile l’evasione automatica, parziale o totale, durante il caricamento del documento di trasporto o della fattura. 

La gestione prevede una scheda comune a offerte, preventivi o altri documenti (sia passivi che attivi) che non abbiano obblighi fiscali. I tipi di documento gestiti sono personalizzabili attraverso la “tabelle tipo ordini” accessibile da “gestione tabelle”. Ogni tipo di documento prevede una creazione e una evasione parziale o totale in modo manuale o attraverso altri tipi, documenti di trasporto o fatture. Ad esempio un preventivo potrà essere evaso perché riportato allo stato di ordine, di DdT o fattura.  

L’offerta o preventivo è da considerarsi evaso solo quando le quantità consegnate sono maggiori o uguali alle quantità ordinate in tutte le righe dell’ordine. Non esiste la possibilità di identificare l’evasione dell’ordine in modo diverso. Anche l’assegnazione di stato “EVASO” non ha priorità alla caratteristica di evasione sopra indicata e riportata a video con apposito check non editabile.

Dal momento in cui un ordine o una riga ordine è evasa, non sarà più possibile l’importazione automatica su altro documento. 

È possibile esportare / importare le offerte e gli ordini da altri software o da filiali o negozi remoti non collegati alla LAN.  

Il numero documento con il quale si archivia la scheda è il numero ordine progressivo negli anni. Se non specificato diversamente si ha un numero che non si azzera ad inizio anno e che non fa distinzione tra tipi documento diverso. Per l’utente che vuole azzerare il numero e contemporaneamente mantenere l’ordinamento dei numeri si consiglia di utilizzare un prefisso che riporta il numero dell’anno ( es. 3000112 è il numero 112 dell’anno 2003 ) ed eventualmente anche il tipo del documento ( es. 3000112 è l’ordine attivo numero 112 dell’anno 2003 mentre 3100112 è l’offerta attivo numero 112 dell’anno 2003).

Questo comportamento potrebbe essere modificato se nella tabella “Tipo Ordini” si indica una serie di numerazione diversa per i diversi tipi di documento.

Per impostazione predefinita esistono diverse tipologie di ordine che hanno una gestione in parte automatizzata e che il cui utilizzo deve essere conosciuto dall’utente :

Gestione degli ordini e ordini commerciali

Se nelle impostazioni si è abilitata l’opzione “Gestione ordini clienti sdoppiati / Commerciali (OC+OR)” l’operatore informa il sistema che gli ordini con finalità “interne” saranno diversi da quelli con finalità “esterne” pur essendo i medesimi nella sostanza. In pratica invece di un solo ordine cliente, verranno fatti due documenti, uno per la produzione ed uno per il settore commerciale al fine di inviarlo al cliente

Per chiarezza linguistica in questo caso parliamo di Ordini di Produzione e Ordini Commerciali anziché genericamente di Ordini Clienti. Mentre i primi riportano l’elenco dettagliato degli ordini da lavorare (tutti gli articoli, gli articoli figli 10+4+4 nel caso di produzione per taglie e colori, ecc.), i secondi riportano genericamente le sole voci che si vogliono riportare sul documento da inviare al cliente (potrebbe essere un generico riferimento ad un progetto senza riportare l’elenco del materiale da inviare, nel caso di gestione taglie/colori possono riportare gli articoli padri con gestione su griglia, ecc.)