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Questa funzione riporta l'elenco delle fatture dirette e indirette, delle note di credito e di debito, delle fatture e delle ricevute fiscali, delle fatture proforma, degli scontrini.

L'elenco viene proposto in modalità diverse a seconda che si tratti di un utente interno o uno stakeholder esterno all'azienda. Nel primo caso tutte e funzioni riportate di seguito sono attive mentre nel secondo saranno proposte solo le informazioni basilari e non sarà consentita la gestione della scheda.

Oltre alle funzioni che sono lo standard per le finestre di presentazione ( selezione campi, ordinamento, totali parziali, esportazioni ecc.) da questa finestra è possibile gestire la fatturazione elettronica. 

La fattura elettronica è diventata realtà anche in Italia con il Decreto Legislativo n. 10 del 23 gennaio 2002 che recepisce la direttiva CE 2001/115/CE ( http://dpds.net/?0000g6 ). La e-fattura elimina l'obbligo di tenere copia cartacea dei documenti emessi a partire dal 1 gennaio 2004.

Gea.Net offre la possibilità di inviare e-mail ai clienti con le fattura in formato PDF e l’archiviazione delle stesse in formato PDF e XML.  

Con le relativi funzioni sulla barra comandi è possibile : 

  1. la stampa multipla dei documenti. Viene generata la stampa / anteprima di stampa di tutti i documenti selezionati. Questa operazione è fondamentale per le aziende che hanno diverse decine di fatture al mese create in automatico. Con questa pratica funzione si evita di doverle richiamare una ad una
  2. l’archiviazione ottica dei documenti.in formato PDF e XML. Così facendo è possibile archiviare il tutto su CD o altro strumento consentito per l’archiviazione ottica senza dover mantenere una copia cartacea delle fatture. Inoltre è possibile pubblicare i documenti sul proprio sito a disposizione dei clienti. Per maggiori informazioni consultare il proprio consulente fiscale.
  3. L’invio tramite e-mail delle fatture in formato PDF. La stessa funzione esegue anche l’archiviazione delle stesse vista al punto precedente.

Per maggiori dettagli si veda “Note sulla stampa della fattura” nel paragrafo successivo.

Per quanto riguarda l’ordine in cui vengono presentate le righe si faccia riferimento a “Ordinamento righe di dettaglio sulla stampa fattura” di seguito. 

L’esportazione dei dati in formato Excel, HTML e XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Se invece si vuole esportare i documenti al fine di importarli su un altro database di Gea.Net si deve utilizzare l’apposita funzione sulla barra comandi. La successiva importazione deve essere eseguita con la funzione “Importazione Dati” presente in “Archivi di Base”. Per maggiori informazioni si consulti “Finestre di presentazione”  

Da questa funzione è possibile anche la presentazione delle provvigioni agenti e subagenti che viene trattata più dettagliatamente nel capitolo di contabilità finanziaria 

 

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o cliccando il pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione.

Utilizzo del modulo fatture anche come  scadenziario

ATTENZIONE !! Questo metodo di lavoro può essere adottato solo per le microimprese o i professionisti che non utilizzano la contabilità. In caso contrario saltate la lettura di questo paragrafo.

La gestione dello scadenziario è compresa nel modulo  contabilità e prevede la gestione di diverse scadenze per documento sia per il ciclo attivo che per quello passivo. Perciò si consiglia di gestire le scadenze dall’apposita funzione tuttavia se non si dispone o non si vuole gestire il modulo contabilità e si hanno fatture con una scadenza unica all’emissione del documento, la funzione di elenco delle fatture può essere utilizzata anche come scadenziario.

Analizzeremo di seguito le informazioni che sono allegate alla fattura, per il momento ci basta sapere che possiamo disporre dei campi “importo pagato”, “pagamento” ed eventualmente “Vs. riferimento” o “Note”.

Al momento dell’incasso del pagamento agire su uno o più di questi valori. Chiedendo di mostrare e ordinando le righe per questi campi otterremo uno scadenziario spartano ma efficace.

Funzione di gestione

La funzione “gestione fatture" permette di inserire, modificare e annullare fatture dirette e differite, note di debito e di credito, fatture proforma, fatture accompagnatorie, ricevute fiscali e scontrini.

La scheda viene divisa su più pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica. Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo, in caso di fattura accompagnatoria, il magazzino non verrà movimentato. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.  La terza pagina contiene i dati riguardanti il trasporto della merce ed è attiva solo per le fatture accompagnatorie.  La fattura accompagnatoria, a differenza del documento di trasporto, non è valida come scheda di trasporto divenuta obbligatoria dal 19 luglio 2009. Pertanto se la merce viene inviata assieme a fattura si rende necessario redigere la scheda da ‘Gestione Documenti di Trasporto’. 

Se si deve accreditare un importo è possibile inserire una fattura con dati negativi ma è più corretto inserire una nota di credito con i valori positivi, sarà Gea.Net a convertirli correttamente durante la generazione del movimento contabile.

Salvo modifica delle impostazioni originali la fattura proforma non esegue alcuna registrazione contabile e rimane in uno stato di documento non stampato fino al momento in cui non diventa documento effettivo. Per questo è sufficiente richiamare il documento e trasformarlo modificando il tipo da ‘fattura proforma’ a ‘fattura’. Tutte le operazioni successive come la gestione e la stampa non saranno diverse da quelle eseguite su fatture native.

Questa funzione gestisce anche le ‘ricevute fiscali segue fattura’ allo stesso modo dei documenti di trasporto, ovvero dopo aver creato e stampato il documento sarà possibile generare una fattura riepilogativa con la funzione "Genera Fatture". Per maggiori dettagli si rimanda al capitolo per la generazione delle fatture trattato precedentemente. 

Le fatture generano un movimento contabile e implementano lo scadenziario. Salvo modifica delle impostazioni originali, le fatture accompagnatorie o le ricevute fiscali generano anche una registrazione di magazzino allo stesso modo dei Documenti di Trasporto di vendita.

Il calcolo dell’IVA su fatture attive può essere settato sulla funzione di configurazione in modo da eseguire il calcolo :  

Per impostazione predefinita il calcolo avviene sempre con arrotondamento al centesimo superiore tuttavia si consiglia di consultare il proprio consulente fiscale prima di scegliere il tipo di arrotondamento. 

Al momento della conferma o della stampa del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere esclusa selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi.

La stampa esegue un movimento di magazzino e/o un movimento di contabilità in virtù del tipo di documento inserito. Contemporaneamente viene inserita una o più scadenze nello scadenziario, ad eccezione di ‘Ricevute fiscali segue fattura’ e tipi di documento con pagamento per corrispettivo (scontrini o ricevute fiscali). Nel primo caso la scadenza sarà aperta all’emissione della fattura, nel secondo il pagamento avverrà contestualmente all’emissione del documento. 

Le stampe dei documenti in Gea.Net sono previsti su modulo bianco per impostazione predefinita. Una soluzione ottima per il rapporto qualità/prezzo consiste nella intestazione di moduli A4 con il logo e i dati aziendali, in modo che possano essere usati anche come fogli da lettera. Gea.Net provvederà a disegnare le fincature in sede di stampa documento. In ogni caso è possibile personalizzare un modulo prefincato. Le righe dalle fatture sono stampate in ordine di Documento di Trasporto e data Documento di Trasporto. Questa regola è seguita sempre anche se non è indicato un numero documento, quindi se inserite in giorni diversi, anche la data documento proposta è diversa e, se non modificata, di conseguenza anche l'ordine non è quello presentato a video. 

E’ possibile stampare il documento su Modulo Alternativo (Ver. 4.0 e successive) a quello definito nella tabella Tipo Fattura. In “Gestione Tabelle” è possibile definire uno o più moduli alternativi in riferimento al tipo di documento selezionato. Se il tipo del documento prevede uno o più moduli alternativi, viene visualizzata una lista dei moduli disponibili. Se non selezionato alcun modulo viene utilizzato quello definito per impostazione predefinita nella tabella Tipo Fattura.

I dati delle fatture da gestire sono :

 

Per le fatture accompagnatorie devono essere gestiti anche i dati relativi al trasporto sulla terza pagina.

 

 

La gestione delle righe del documento possono avvenire in due modi differenti in base all’impostazione di ‘Gestione Righe Documenti su griglia’. Qualora questa sia attiva la gestione avviene direttamente sulla griglia visualizzata altrimenti si apre una finestra di popup (Ver. 3.5 e successive) alla pressione dell’invio o del doppio click sulla riga.

 

 

Per ogni riga possono essere gestiti i seguenti dati :

La funzione Genera elenco matricole assegna le matricole (o numeri seriali) in ordine crescente dal primo indicati per la quantità indicata sul documento. Il progressivo è valido solo per i caratteri numerici (es. ad A123B seguirà A124B).

La funzione Ricerca matricole (Ver. 4.1 e successive) consultando tutti i movimenti di magazzino (anche di anni precedenti) su cui sono abbinate una o più matricole al fine di determinare la disponibilità in sede. In base alla causale del movimento propone :

 

Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :   

Stampa / Anteprima di stampa. La stampa si intende sempre definitiva e genera una serie di operazioni e di movimenti tesi alla valorizzazione del documento.

Assegnazione del numero del documento. Se il numero del documento non è stato assegnato dall’utente, viene letta la tabella dei progressivi assegnando il numero progressivo all’ultimo stampato.

 Scadenziario. Viene generata una o più scadenze in base al pagamento indicato. Qualora il pagamento non preveda alcuna scadenza o questo non è indicata, non viene generata alcuna scadenza ma l’utente ha la possibilità di inserirla manualmente. Se è attivata la gestione delle provvigioni, automaticamente viene generata anche una speculare scadenza passiva (naturalmente con gli importi di competenza) verso gli agenti / subagenti.

Movimento di Magazzino. Per le fatture accompagnatorie viene generato il movimento che scarica il materiale dal magazzino principale.

Movimento di Contabilità. Viene generato il/i movimenti di prima nota contabile. 

Esporta. Si genera un flusso riepilogativo delle righe di fattura in formato testo. 
Importa Preventivi (Ver. 3.3 e successive). Questa funzione mostra l’elenco del materiale presente in una precedente. In particolare mostra le colonne quantità in offerta, da consegnare, consegnata e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu.
Importa Righe Ordini. Questa funzione mostra l’elenco del materiale in ordine ancora inevaso in particolare mostra le colonne quantità in ordine, da consegnare, CONSEGNA e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu.
Importa Ordine Completo (Ver. 4.0 e successive). Questa funzione ha lo scopo di evadere completamente uno o più ordini clienti ancora inevasi. Rispetto alla funzione di importazione per righe è decisamente più veloce. Inoltre gestisce le funzioni di accorpamento definite nelle schede articolo e cliente con la logica tipica dei progetti dove sono da riportare solo alcuni articoli (padre) mentre gli altri saranno ignorati ma il prezzo sarà sommato al valore del padre. Quindi se sulla scheda articolo è definito “Tot. a corpo” tutte le righe seguenti, fino all’articolo successivo con valore “Tot. a corpo” saranno ignorate e l’importo sarà sommato alla riga padre.  

 

Importa Documenti di Trasporto. Questa funzione consente di importare i Documenti di Trasporto di vendita. Per creare fatture da DdiT di vendita si consiglia di usare la funzione di “generazione fatture” trattata nel capitolo precedente che esegue le stesse operazioni con maggiori verifiche di congruità. Tuttavia questa funzione è molto usata in piccole imprese il cui numero di fatture mensili è di poche unità. L’importazione non consente di acquisire solo parzialmente il Documento di Trasporto in conformità con le normative vigenti. 
Importa Riferimento Documenti di Trasporto. Questa funzione consente di importare il riferimento a Documenti di Trasporto di vendita invece che l’elenco degli articoli. Questa operazione è consentita per tipologie di lavoro a progetti come ad esempio i cantieri. 
Genera Documento da modello Word. Si genera un documento Word a partire da un modello preimpostato. Gea.Net mette a disposizione un modello molto semplice ([cartellaApplicazione]\FATTURA.DOC) che l’utente puo’ personalizzare secondo le proprie esigenze. In base ai tipi di documento è anche possibile creare un modello FATTURA_[tipo].DOC per avere layout diversi per i diversi formati.  Si noti anche che la generazione riporta semplicemente i dati già assegnati al documento ovvero se non indicato non viene riportato il numero che di solito è assegnato durante la prima stampa. Al momento della generazione viene ricopiato il file modello e vengono sostituiti i tag identificati da # in esso contenuti. Per avere la lista completa dei tag utilizzabili si veda impostazioni di stampa. Attenzione : I tag non saranno sostituiti se nelle impostazioni di stampa tale valore non risulta stampabile. 
Annulla Stampa. Naturalmente è possibile che il documento sia stato per errore o lo si voglia eliminare. In questi casi è necessario procedere con la funzione di annullamento della stampa che ripristinerà la situazione eliminando tutti i movimenti da esso generati. In alcuni casi l’annullamento non ha alcun effetto sui movimenti figli. È il caso di scadenze che risultano pagate anche solo in parte o movimenti contabili già stampati sul libro giornale. In questi casi, peraltro sconsigliati, l’annullamento o la cancellazione fisica della fattura si intende mirata a liberare spazio su disco piuttosto che alla correzione di un errore quindi esiste un sistema di protezione per cui non viene eliminato quanto è stato trattato successivamente. Se invece si volessero eliminare anche i movimenti figli trattati si dovrebbe intervenire manualmente su ognuno di essi.  
Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile laddove si debba fatturare allo stesso cliente, in tempi diversi, le stesse voci alle stesse condizioni.  
Genera Nota di credito. Viene generata automaticamente una nota di credito a partire dalla fattura indicata.  
Impostazioni di stampa. Si accede ad una funzione che permette di personalizzare il modulo su cui verranno stampati i documenti. Per ogni maggiori informazioni si consulti il paragrafo “Stampa e Stampa Documenti. 
Inserimento veloce righe documento. Si accede ad una funzione che permette di inserire velocemente gli articoli (ad. Esempio legge il codice a barre). In base alle proprie esigenze possono essere richieste anche la quantità e il lotto di produzione che sono disabilitate per impostazione predefinita.

 

Sulla barra comandi troviamo funzioni specifiche sulla riga anche in funzione delle caratteristiche settate in ‘configurazioni’ :  

Articolo – Visualizza valore corrente e giacenza : Permette di rilevare il costo di acquisto ( o di produzione ) e la giacenza a magazzino dell’articolo.

Articolo – Visualizza giacenza : Permette di rilevare la giacenza a magazzino dell’articolo.

Articolo – Esplodi componenti della Distinta Base (ver. 4.0 e successive) : Posizionandosi su una riga di un articolo con distinta base, questo comando permette di esploderne tutti i componenti di primo livello. La funzione è molto utile nel caso si invii al terzista i componenti per l’assemblaggio in un’unica soluzione.

Lotti – Ricerca lotto : Ricerca i lotti disponibili per il prodotto.

Lotti – Inserisci lotto : L’inserimento può essere manuale o automatico. L’inserimento automatico prende il lotto più vecchio ma non ancora scaduto.

Lotti – Elimina lotti : Rimuove il lotto assegnato.

 
Note sulla stampa della fattura

La stampa in formato non standard (PDF, Fax, ecc.) riportano sempre l’intestazione o il logo della ditta mittente anche se è stata disabilitata da impostazioni di stampa.

La stampa della ricevuta fiscale richiede che il foglio sia prenumerato da una tipolitografia che provvederà a realizzare un modulo con la ragione sociale del mittente.

Per impostazione predefinita la stampa della ricevuta fiscale è prevista su unico foglio A4 con strappo orizzontale. E’ possibile prevedere lo strappo verticale ma in questo caso si deve intervenire nelle “Impostazioni di configurazione” e modificare il valore dei campi “Incremento seconda copia ricevuta fiscale”. I due campi prevedono lo spostamento sull’asse X e Y della seconda copia. Cioè se questi due campi hanno valore 0 e 14,8 verrà fatta una copia sopra ed una sotto, se inseriamo 10,5 e 0 verrà fatta una copia a destra ed una a sinistra.

 
Ordinamento righe di dettaglio sulla stampa fattura

Le righe di dettaglio vengono riportate sul documento stampato in ordine di data di documento di trasporto, raggruppandoli per numero e indicando il riferimento a numero e data. Le colonne per cui viene eseguito l’ordinamento sono :

Questo ordine viene sempre rispettato indipendentemente da come viene presentata la fattura a video e anche nel caso in cui non ci sia alcun riferimento a documenti di trasporto.

Si noti che durante l’inserimento di una nuova riga il campo Data DDT assume la data del giorno per impostazione predefinita. Durante il salvataggio della scheda, la data viene reimpostata inserendovi la data della fattura se tipo, numero ed estensione non sono valorizzati.

Ne consegue che se si vuole agire sull’ordine delle righe durante la fase di stampa, oltre a forzare una data DDT e' necessario impostare uno dei suddetti tre campi (ad esempio un "." su "Estensione Num.DdiT").