FORN11 - Contabilità > Acquisti > Documenti Passivi

Questa funzione riporta l’elenco delle fatture e dei documenti di trasporto dei fornitori inseriti con la funzione precedente. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni. 

L’esportazione dei dati in formato Excel, HTML e XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Se invece si vuole esportare i documenti al fine di importarli su un altro database di Gea.Net si deve utilizzare l’apposita funzione sulla barra comandi. La successiva importazione deve essere eseguita con la funzione “Importazione Dati” presente in “Archivi di Base”. Per maggiori informazioni si consulti  “Finestre di presentazione”.

 

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o cliccando il pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione. 

Funzione di gestione 

Questa funzione permette di inserire, modificare e annullare documenti di trasporto, fatture di acquisto dirette e differite, note di debito e di credito, fatture proforma, fatture accompagnatorie, ricevute fiscali e scontrini. 

In relazione a come è stato configurato il tipo fattura in “gestione tabelle” potranno essere creati automaticamente movimenti di magazzino, movimenti di prima nota e scadenze. 

Per impostazione predefinita i DdiT passivi generano movimenti di magazzino, le fatture generano movimenti di prima nota e scadenze. Le fatture accompagnatorie e le ricevute fiscali, oltre a generare la prima nota, generano anche una registrazione di magazzino allo stesso modo dei documenti di trasporto.  Le scadenze sono generate per i tipi fattura che generano prima nota solo se non ancora pagate. Nelle versioni precedenti la 4.0 le scadenze erano sempre generate pertanto per i documenti di trasporto è corretto indicare sempre PAGATO nella causale pagamento.

È obbligatorio indicare il fornitore selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.

Si possono inserire le righe presenti sul documento oppure una riga cumulativa per ogni conto di acquisto. Non è obbligatorio inserire un codice articolo, ma così facendo, in caso di documenti di trasporto o fattura accompagnatoria, il magazzino non verrà movimentato. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda fornitore e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino. 

Il calcolo dell’IVA su fatture passive può risultare problematico in quanto i diversi software in circolazione eseguono il calcolo in modo differente. Premesso che fa fede quanto indicato dal fornitore, Gea.Net è predisposto per calcolare l’IVA :

Per rendere questo calcolo automatico anche per le fatture successive deve essere indicato sulla scheda fornitore. 

Al momento della conferma del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere esclusa  selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi. 

I dati delle fatture da gestire sono :

Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :

 

 

Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui : 

Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile laddove si debba fatturare allo stesso cliente, in tempi diversi, le stesse voci alle stesse condizioni.  
Importa Preventivi (Ver. 3.3 e successive). Questa funzione mostra l’elenco del materiale a preventivo non ancora confermato. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che sono state richieste con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu. 
Importa Ordini. Questa funzione mostra l’elenco del materiale in ordine ancora inevaso in particolare mostra le colonne quantità in ordine, da consegnare, CONSEGNA e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu. 
Importa Documenti di Trasporto. Questa funzione consente di aggregare su una fattura fornitore tutti i Documenti di trasporto del fornitore del mese. 
Stampa Etichette (Ver. 4.0 e successive ). Questa funzione consente di stampare le etichette dei prodotti alla ricezione della merce. Sarà stampata una etichetta per ogni quantità ricevuta di ogni articolo presente a magazzino. Il formato e la disposizione delle etichette è lo stesso presente nella funzione “Gestione Articoli” da cui è possibile anche personalizzare la disposizione dei campi da stampare. In questa sede la parametrizzazione non è consentita pertanto si rimanda alla funzione “Gestione Articoli” per personalizzare le etichette che poi potranno essere riprese anche da questa funzione.

 

Movimento di Prima Nota generato

Dopo aver inserito la fattura può essere mostrato il movimento di prima nota. Il più delle volte occorre solo verificare che i dati riportati siano corretti.

Altre volte può essere necessario intervenire. E’ importante sapere che ogni modifica fatta su un movimento generato da fattura sarà soprascritto se la fattura sarà nuovamente salvata. Per tutelarsi da questo rischio può essere opportuno modificare il numero di giorni dalla registrazione in cui è possibile modificare la fattura. Indicare un numero diverso da zero.

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

 Se l’IVA calcolata non è uguale a quella indicata in fattura, non è sufficiente intervenire sulle varie righe di dettaglio modificando i valori in dare ed in avere dei diversi conti.

 

Infatti sui registri IVA sono riportati i valori associati della riga IVA del conto IVA che qui vediamo evidenziato nel cerchietto rosso.

 

Registrazione Fatture Intracomunitarie e Fatture Extracomunitarie di Servizio

 Diversamente da altri software Gea.Net non obbliga l'operatore a registrare una autofattura per gli acquisti intracomunitari.

Nelle impostazioni (Ver. 3.5 e successive) è anche possibile definire una serie del numero di protocollo diversa per le fatture intracomunitarie (autofatture) e/o per le fatture extracomunitarie (bolle doganali) o per le fatture di servizi intracomunitari e di servizi extracomunitari che dal 2010 devono essere gestite con la stessa logica delle fatture intra per la cessione di beni, ovvero con la registrazione di autofattura.

La gestione delle fatture di servizi non italiane viene gestita correttamente solo dalla versione standard 4.0.  

Se sull'anagrafica del fornitore deve essere indicato lo stato di intracomunitario o extracomunitario e specificare se si tratta di un “fornitore di servizi” (Ver. 4.0 e successive).. In questo modo il software ha le informazioni per creare la registrazione contabile corretta.

Le versioni precedenti, nate prima del 2010, non prevedevano l’obbligo di autofattura per i servizi non forniti da aziende italiane tuttavia è possibile forzare la registrazione di autofatture anche per i fornitori di servizi extracomunitari semplicemente indicando nella scheda anagrafica l’appartenenza a un stato “Intracomunitario”.  

Dal 2010, la registrazione di una fattura intracomunitaria (sia di beni che di servizi) o di una fattura extracomunitaria di servizi avviene esattamente come una normale fattura italiana, applicando la percentuale IVA in regime ordinario anche se non indicata in fattura. In precedenza questo obbligo era per le sole fatture Intra.

Gea.Net ricava le informazioni di stato e fornitura dall'anagrafica del fornitore pertanto è in grado di eseguire la registrazione contabile della fattura andando a movimentare sia il conto IVA Acquisti che il conto IVA Vendite e la fattura verrà registrata con apposita causale "Vs. fattura Intra/Extra per servizi".

Questa operazione ci risparmia una noiosa registrazione di autofattura che possiamo comunque fare e stampare da gestione fatture, utilizzando il Tipo Fattura “Autofattura” (che non crea movimenti contabili) oppure possiamo creare l’autofattura direttamente con un Editore di Testi come Microsoft Word ed allegata al registro IVA vendite.  

Nella stampa dei registri IVA le fatture intracomunitarie (di beni e di servizio) ed extracomunitarie di servizio saranno riconosciute e stampate automaticamente sia sul Registro IVA Acquisti che Vendite ed ognuna delle tre tipologie viene stampata su specifico sezionale (Ver. 4.0 e successive)..