ORDI11 - Ordini > Ordini e Offerte

Questa funzione riporta l’elenco delle offerte/ordini emessi/ricevuti e delle relative righe. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni.   

L'elenco viene proposto in modalità diverse a seconda che si tratti di un utente interno o uno stakeholder esterno all'azienda. Nel primo caso tutte e funzioni riportate di seguito sono attive mentre nel secondo saranno proposte solo le informazioni basilari e non sarà consentita la gestione della scheda.

L’esportazione dei dati in formato Excel, HTML e XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Se invece si vuole esportare i documenti al fine di importarli su un altro database di Gea.Net si deve utilizzare l’apposita funzione sulla barra comandi. La successiva importazione deve essere eseguita con la funzione “Importazione Dati” presente in “Archivi di Base”. Per maggiori informazioni si consulti il paragrafo “Finestre di presentazione”. 

 

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o cliccando il pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione. Lo stile FORM prevede due funzioni diverse per l’elenco delle entità e per la sua gestione.

 

Funzione di gestione 

La Funzione “gestione ordini" permette di inserire, modificare e annullare le offerte e gli ordini attivi e passivi. Questo significa che con una sola funzione si eseguono tutte le operazioni precedenti a quello che è la consegna del materiale o l’esecuzione di una prestazione. Naturalmente in questo contesto si potranno avere uno o più stati di avanzamento ( a discrezione dell’utente ) che potrà decidere di inserire solo l’ordine , di inserire l’offerta per trasformarla  successivamente  in ordine ma anche di seguire altri step di avanzamento intermedi o precedenti quali l’approvazione di un responsabile commerciale, del responsabile ufficio acquisti o del responsabile di produzione,  il tutto con una serie di documenti stampati ed approvati ma recanti lo stesso numero di protocollo (numero ordine).

Le offerte e gli ordini attivo potranno essere importati in un documento di consegna merce (Documenti di Trasporto o Fattura) per mezzo del richiamo dell’ordine, mentre lo stato di avanzamento passivo verrà evaso al momento della ricezione della merce da fornitore attraverso la funzione di gestione di Fatture o DdT Passivi.

Il numero documento con il quale si archivia la scheda è il numero ordine progressivo negli anni. Se non specificato diversamente si ha un numero che non si azzera ad inizio anno e che non fa distinzione tra tipi documento diverso. Per l’utente che vuole azzerare il numero e contemporaneamente mantenere l’ordinamento dei numeri si consiglia di utilizzare un prefisso che riporta il numero dell’anno ( es. 3000112 è il numero 112 dell’anno 2003 ) ed eventualmente anche il tipo del documento ( es. 3000112 è l’ordine attivo numero 112 dell’anno 2003 mentre 3100112 è l’offerta attivo numero 112 dell’anno 2003). Questo comportamento potrebbe essere modificato assegnando alla tabella “Tipo Ordini” una serie di numerazione diversa per i diversi tipi di documento.

La scheda viene divisa su più pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente ( o il fornitore ) selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica. Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo il magazzino non verrà movimentato al momento in cui verrà generato un successivo Documenti di Trasporto o una successiva fattura accompagnatoria. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino comune o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.  La terza pagina contiene i dati riguardanti il trasporto della merce. Il tipo viene assegnato automaticamente alla generazione in base a quanto definito nella configurazione mentre il numero, se non assegnato dall’operatore, è assegnato al momento della stampa. 

Le stampe dei documenti in Gea.Net sono previsti su modulo bianco per impostazione predefinita. Una soluzione ottima per il rapporto qualità/prezzo consiste nella intestazione di moduli A4 con il logo e i dati aziendali, in modo che possano essere usati anche come fogli da lettera. Gea.Net provvederà a disegnare le fincature in sede di stampa documento.  E’ possibile stampare il documento su Moduli Alternativo (Ver. 4.0 e successive) a quello definito nella tabella Tipo ordine. In "gestione tabelle" è possibile definire uno o più moduli alternativi in riferimento al tipo di documento selezionato. Se il tipo del documento prevede uno o più moduli alternativi, viene visualizzata una lista dei moduli disponibili. Se non selezionato alcun modulo viene utilizzato quello definito per impostazione predefinita nella tabella Tipo Ordine. 

I dati dell’ordine da gestire sono :

 

 

La gestione delle righe del documento possono avvenire in due modi differenti in base all’impostazione di ‘Gestione Righe Documenti su griglia’. Qualora questa sia attiva la gestione avviene direttamente sulla griglia visualizzata altrimenti si apre una finestra di popup (Ver. 3.5 e successive) alla pressione dell’invio o del doppio click sulla riga.

 

 

Per ogni riga possono essere gestiti i seguenti dati :

Sulla barra comandi ( o con il click del tasto destro sulla griglia per la versione in stile FORM ) troviamo funzioni specifiche sulla riga anche in funzione delle caratteristiche settate in ‘configurazioni’ :  

Articolo – Visualizza valore corrente e giacenza (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : Permette di rilevare il costo di acquisto ( o di produzione ) e la giacenza a magazzino dell’articolo.

Articolo – Esplodi componenti della Distinta Base (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : Posizionandosi su una riga di un articolo con distinta base, questo comando permette di esploderne tutti i componenti di primo livello. La funzione è molto utile nel caso si invii al terzista i componenti per l’assemblaggio in un’unica soluzione.

Articolo – Visualizza giacenza (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : Permette di rilevare la giacenza a magazzino dell’articolo.

Articolo – Inserisci distinta base (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : E’ una utilità che permette di inserire rapidamente la distinta base di un articolo a partire da una scheda di produzione. Le quantità inserite in distinta devono essere in relazione alle quantità del prodotto finito da produrre ovvero se dobbiamo consegnare 10 confezioni di DVD ed in ogni confezione ci sono 25 DVD, qui dovremo indicare 250.

Articolo – Inserisci Cicli di Lavorazione (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : E’ una utilità che permette di inserire rapidamente l’articolo di derivazione e il ciclo di produzione di un articolo a partire da una scheda di produzione. Le quantità di materiale (articolo di derivazione) e il tempo di lavorazione inserito nel ciclo devono essere in relazione alle quantità del prodotto finito da produrre ovvero se dobbiamo consegnare 10 semilavorati e per in ogni semilavorato impieghiamo 5 minuti, qui dovremo indicare 50 minuti.

Articolo – Stampa Scheda di Lavorazione (Ver. 4.0 e successive disponibile solo in stile WPF) : E’ una stampa che contiene le informazioni relative alla lavorazione ; quantità di materiale di derivazione, ciclo delle lavorazioni per centro di lavorazioni riportante il tempo stimato, note. Anche in questo caso le quantità di materiale (articolo di derivazione) e il tempo di lavorazione inserito nel ciclo devono essere in relazione alle quantità del prodotto finito da produrre  

Articolo – Stampa Scheda di Assemblaggio (Ver. 4.1 e successive disponibile solo in stile WPF) : E’ una stampa che contiene le informazioni relative all’assemblaggio come ad esempio le quantità di componenti necessarie.

Listini – Leggi listino : Consente il refresh del prezzo di listino. Di solito questa operazione è inutile (a meno di una modifica del codice cliente) in quanto il prezzo viene acquisito automaticamente durante l’inserimento del codice articolo.

Listini – Aggiorna listino : Aggiorna il listino con il prezzo e gli sconti caricati a video. Le regole del listino da aggiornare sono quelle definite nella gestione listini.

Lotti – Ricerca lotto : Ricerca i lotti disponibili per il prodotto.

Lotti – Inserisci lotto : L’inserimento può essere manuale o automatico. L’inserimento automatico prende il lotto più vecchio ma non ancora scaduto.

Lotti – Elimina lotti : Rimuove il lotto assegnato.

 

 

Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :  

Stampa / Anteprima di stampa. La stampa permette di rendere disponibile l’ordine cliente per l’evasione attraverso(Documenti di Trasporto o Fattura. Per i documenti passivi non è necessaria la stampa. La stampa in formato non standard (PDF, Fax, ecc.) riportano sempre l’intestazione o il logo della ditta mittente anche se è stata disabilitata da impostazioni di stampa.

Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”. Questo comando è molto utile quando viene riordinata la stessa merce di una commessa precedente.  
Leggi Listino. Questa funzione cattura da listino i prezzi degli articoli del documento sovrascrivendo quelli presenti.  

Crea Fattura. Si genera una fattura partendo da un solo ordine o preventivo senza poter riunire offerte diverse. Questo comando pertanto è utile soprattutto per artigiani o piccole imprese le cui offerte sono di tipo prestazionale ovvero se l’offerta viene accettata si procede ad eseguire il lavoro. Non è invece efficiente per aziende produttive o commerciali che lavorano costantemente con il cliente, dove il pezzo disponibile viene consegnato con documenti di trasporto che raggruppano offerte/ordini diversi. Per questi casi esiste la funzione ‘Importa da ordine’ e ‘Importa da preventivo’ nelle funzioni di gestione di (Documenti di Trasporto o Fattura 

Stato Avanzamento Piano Produzione (ver. 4.0 e successive). Evidenzia lo stato della produzione relativa all’ordine. Per maggiori informazioni consultare la gestione del piano di produzione.
Genera Documento da modello Word. Si genera un documento Word a partire da un modello preimpostato. Gea.Net mette a disposizione un modello molto semplice ([cartellaApplicazione]\ORDINE.DOC) che l’utente puo’ personalizzare secondo le proprie esigenze. In base ai tipi di documento è anche possibile creare un modello ORDINE_[tipo].DOC per avere layout diversi per i diversi formati  Si noti anche che la generazione riporta semplicemente i dati già assegnati al documento ovvero se non indicato non viene riportato il numero che di solito è assegnato durante la prima stampa. Al momento della generazione viene ricopiato il file modello e vengono sostituiti i tag identificati da # in esso contenuti. Per avere la lista completa dei tag utilizzabili si veda impostazioni di stampa. Attenzione : I tag non saranno sostituiti se nelle impostazioni di stampa tale valore non risulta stampabile. 
Impostazioni di stampa. Si accede ad una funzione che permette di personalizzare il modulo su cui verranno stampati i documenti. Per ogni maggiori informazioni si consulti il paragrafo Stampa e Stampa Documento.