FUNZIONI
COMPLESSE
In
Gea.Net sono presenti diversi metodi di calcolo complessi e automatismi che
rendono più leggera l’attività di gestione. L’utente che ha configurato
correttamente la propria procedura si troverà a migliorare notevolmente
l’efficienza dell’applicazione perciò questo capitolo è particolarmente
importante e se ne devono acquisire i principi prima di iniziare qualunque
attività.
È
importante sapere che in questo capitolo tratteremo metodi che proporranno una
soluzione ma che saranno in ogni caso bypassabili dall’utente che, a sua
discrezione, potrà decidere di modificare i valori proposti.
In
questo capitolo si vogliono trattare i metodi e le priorità con cui si abbina
un valore piuttosto che un altro nelle diverse casistiche.
Applicazione
delle condizioni di vendita.
Il
tema è trattato dettagliatamente nel capitolo di gestione Listini a cui si
rimanda il lettore.
Applicazione
degli sconti.
Oltre
alla gestione di tre livelli di sconto abbinatiti al prodotto .può essere
applicato uno sconto sul documento (sconto aggiuntivo) ed uno in base alle
condizioni di pagamento.
Questo
è anche l’ordine con cui vengono applicati..
Lo
sconto aggiuntivo sarà sempre possibile inserirlo sul documento durante la sua
gestione mentre lo sconto sul pagamento, normalmente abbinato ai pagamenti per
cassa, è agganciato alla tabella pagamenti e non viene evidenziato in maniera
esplicita durante la gestione ma può essere gestito solo da “gestione
tabelle” ed è sempre applicato.
Applicazione
delle Provvigioni Agente
Le
provvigioni agente sono normalmente indicate sul listino. Tuttavia in alcune
realtà prettamente commerciali questa soluzione risulta limitativa per cui sono
nati altri tipi di calcolo che se presenti hanno la priorità :
Applicazione
esenzioni IVA e aliquote IVA.
L’esenzione
IVA può essere applicata solo a soggetti o a prodotti che, per la loro natura,
ne siano in qualche modo dispensati. Pertanto Gea.Net riconosce un articolo di
esenzione legato al cliente e al prodotto. Qualora non si ritrovi alcuna
esenzione IVA in nessuna delle due schede si procederà a ricercare l’aliquota
IVA da applicare e qualora non si ritrovi neppure questa si applicherà il
regime IVA ordinario.
Per
quanto detto ogni documento fiscale che si emetterà con Gea.Net potrà
riconoscere una esenzione/aliquota a livello di documento ed una a livello di
ogni singola riga. Nel momento in cui verrà stampato il documento sarà
applicato il regime IVA vantaggioso.
Naturalmente
la testata del documento erediterà i valori esenzione e percentuale IVA dalla
scheda anagrafica del cliente e qualora questi non siano presenti o siano zero
applicherà la percentuale IVA definita in “Impostazioni”. Qualora il
cliente non sia esente si applicherà l’aliquota IVA specifica definita in “Impostazioni”
per le spese che vengono riportate nell’apposito campo.
Allo
stesso modo per ogni riga di dettaglio verrà ripresa l’esenzione o la
percentuale IVA dalla scheda del prodotto e se non presenti o zero si imposterà
quanto in “Impostazioni”.
Tuttavia nel momento in cui si andrà a stampare il documento, questi dati
saranno confrontati con quelli di testata e sarà scelto quello vantaggioso per
il cliente. Quindi se il prodotto viene assoggettato a IVA ma il cliente è
esente si applicherà l’esenzione. Se il prodotto è esente o assoggettato ad
IVA al 4% mentre il cliente è in regime d’IVA ordinario, si applica quanto
impostato sul prodotto.
Per
quanto riguarda le fatture differite, si applica lo stesso principio ma a
livello di Documenti di Trasporto. Nel momento in cui viene generata la fattura
vengono ereditate anche le condizioni. Normalmente non dovrebbero esserci
differenze ma se si pensa al caso in cui le aliquote cambiano risulta
fondamentale poter applicare quelle in essere al momento dell’emissione del
Documenti di Trasporto.
Applicazioni
contropartite sulle Vendite e sugli Acquisti.
Le
contropartita vendite e acquisti di base saranno definiti con un codice in configurazione delle “Impostazioni”.
Per maggiore precisione si definisce anche nella scheda cliente/fornitore il
conto di contropartita che normalmente viene usato nei rapporti con esso. Un
terzo grado di definizione cade sulla scheda prodotto che a sua volta avrà
definito il conto specifico legato alle transazioni del prodotto stesso.
Gea.Net
non obbliga l’utente a definire le schede prodotto e comunque consente di
registrare sia i prodotti sia i clienti/fornitori senza allegare una specifica
contropartita.
Nel
momento in cui si stampa una fattura clienti o si registra una fattura fornitore
viene scatenato un automatismo che dovrà riconoscere su quale conto andare a
ripartire le vendite/acquisti. Quindi si comincerà a cercare dal grado più
basso (prodotto), per poi passare a quello intermedio (cliente/fornitore) e, se
ancora non viene trovato, si applicherà quello base.
Anche
in questo caso fanno eccezione le spese che possono essere impostate a livello
di testata. Per queste sarà considerato il relativo conto caricato in
“Configurazione base Gea.Net”.
Un’altra
eccezione è determinata da Documenti di Trasporto con causale lavorazione
anzichè vendita. In questo caso è previsto il conto solo a livello di articolo
o di “Configurazione base Gea.Net” ma la procedura di applicazione segue le
stesse regole.
Articoli
e componenti Accessori.
La
gestione dei documenti di vendita in Gea.Net prevede la possibilità di
agganciare ad ogni articolo una lista di articoli accessori con cui viene
prodotto l’articolo stesso. Il concetto che sta dietro a questa modalità è
quello di creare un articolo di vendita standard che durante l’assemblaggio o
prima della vendita viene arricchito con abbinamenti di altri articoli. Può
essere il caso di confezioni che includono gadget in omaggio e di prodotti con
distinta base standard che include componenti che vengono inseriti sempre con
quantità e tipo diversi al fine di creare un articolo estremamente
personalizzato.
Quando
negli ordini clienti si inseriscono prodotti che hanno distinta base che
contengono articoli (componenti) accessori e durante il processo produttivo si
fa riferimento a quel determinato ordine, attraverso la funzione di assemblaggio
o con il piano di produzione, oltre ai componenti standard presenti nella
distinta base saranno scaricati anche i componenti accessori. Approfondiremo
questa caratteristica nelle sezioni dedicate alla produzione.
Gli
articoli accessori non sono scaricati dal magazzino durante la vendita.
E’
importantissimo avere ben chiaro questa direttiva altrimenti si rischia di
utilizzare gli articoli accessori in modo inappropriato. Qualora si voglia
scaricare il magazzino in seguito alla vendita (documenti di trasporto, fatture
dirette, ecc.) occorre inserire gli accessori a livello di riga come tutti gli
altri articoli. Non sarebbe possibile il contrario in quanto si rischierebbe di
scaricarli due volte (una durante la fase di assemblaggio e una alla consegna).
Gli
articoli accessori sono abbinati ad una riga documento. Pertanto è possibile
agganciare ad ogni articolo presente su ordini, documenti di trasporto e fatture
una lista di articoli accessori. La gestione degli articoli accessori riveste
una importanza duplice nel caso degli ordini a clienti il cui scopo è
inserire una lista di articoli abbinati al prodotto che possono:
Per
i documenti di trasporto, le fatture dirette e gli altri documenti
consequenziali alla vendita, la gestione degli accessori ha il solo scopo di
permetterne l’elencazione in stampa e il ricalcalo del prezzo di vendita. Su
questi documenti gli articoli accessori NON saranno scaricati dal magazzino come
l’operatore potrebbe aspettarsi. Principalmente perché questo potrebbe creare
un doppio scarico degli accessori, essendo precedentemente stato integrato
nell’articolo o composto con lo stesso. Ma anche per differenziarne la modalità,
infatti se si desidera scaricare gli accessori è sufficiente inserirle come
righe a se stante.
Per
accedere all’inserimento della lista degli accessori, occorre aprire la
finestra di popup che gestisce la riga e di seguito fare click su “Gestione
Accessori“.
Possono
essere inseriti uno o più articoli e indicare che alla conferma si voglia
aggiornare il prezzo e le note aggiuntive che verranno poi stampate sul
documento.
L’aggiornamento
del prezzo viene calcolato sommando il prezzo di listino (comune o
preferenziale) del padre ai prezzi di listino (comune o preferenziale) dei vari
articoli accessori. Gli sconti e le provvigioni legati agli accessori verranno
ignorate in quanto saranno presi quelli indicati sul listino del codice padre.
L’elenco con le quantità degli accessori viene aggiunto in fondo alle note (o descrizione aggiuntiva) sempre in aggiunta per non intaccare il lavoro dell’operatore. Di conseguenza se si salva due volte la lista degli accessori spuntando in entrambi i casi la richiesta di inserimento nelle note, la lista potrà comparire doppia e l’operatore dovrà eliminare le righe precedenti.
Valorizzazione
prodotto.
Gea.Net
calcola il valore di un prodotto secondo cinque modalità :
Naturalmente
la valorizzazione al costo medio, LIFO e FIFO richiede che ogni singolo
acquisto, così come registrazioni d’inventario e di carico in genere, siano
registrati con il costo corretto pena l’inattendibilità del calcolo.
Durante
il salvataggio della scheda prodotto o durante la valorizzazione, il costo
corrente viene archiviato su una tabella di storico e riutilizzato nel caso di
valorizzazione successiva.
La
gestione dello storico, oltre a permettere una valorizzazione puntuale anche a
distanza di anni, rende notevolmente più veloce il calcolo nel caso di una
grossa mole di articoli con distinta base di diversi livelli.
Il
costo calcolato ha una validità che dipende dal tipo di calcolo eseguito :
Ne
consegue che indicare questo parametro a zero equivale a ricalcolare sempre il
valore avendo una maggiore precisione ma rallentando la valorizzazione di
magazzino, indicare un numero di giorni maggiore significa avere maggiori
possibilità di non dovere ricalcolare il valore ma può portare a un leggero
scostamento dei valori effettivi.
Per
alcune tipologie di clienti quali ad esempio gli enti pubblici è possibile
registrare le fatture emesse con IVA in sospensione in modo da pagare
l’aliquota solo al momento dell’incasso. Inoltre nel 2009 è stato
consentito il pagamento dell’IVA per cassa alle aziende il cui giro d’affari
non supera i 200.000 Euro.
La
gestione dell’IVA per cassa è sostanzialmente simile alla gestione dell’IVA
in sospensione anche se con alcune differenze :
In
entrambi i casi la gestione dell’IVA è automatizzata e l’operatore deve
solamente controllare la corretta registrazione delle fatture in contabilità.
Infatti, all’emissione di una fattura attiva verrà verificata la presenza del
flag sulla scheda del cliente o nelle impostazioni e di nel caso il movimento
contabile verrà registrato con una specifica causale. La stessa regola vale
anche durante la registrazione della fattura passiva. Al momento di registrare
il pagamento, l’applicazione, risalendo alla fattura che lo ha generato e di
conseguenza al relativo movimento di prima nota, sarà in grado di determinare
se trattasi di pagamento di IVA in sospensione o per cassa e anche in questo
caso sarà adottato una causale specifica.
Durante
la stampa del registro IVA le fatture in sospensione d’IVA saranno evidenziate
con la sigla *S e la relativa IVA calcolata distintamente dalle altre fatture.
Allo stesso modo sarà calcolato l’incasso/il pagamento dell’IVA sospesa nel
periodo e riportata. Per maggiori informazioni si veda la funzione di stampa del
registro IVA.
La gestione e la suddivisione per taglie e colori è attivabile
dalla funzione di configurazione delle “Impostazioni”.
Dopo aver attivato la gestione taglie e colori, occorre indicare
per ogni articolo le taglie e i colori disponibili, indicando sulla scheda del
prodotto la relativa tabella di disponibilità di taglie e la disponibilità di
colori.
Nella scheda articoli di magazzino è prevista una pagina speciale
dove inserire le taglie e i colori disponibili, l'anno, la stagione, la linea,
la composizione. Se vengono omessi taglie e colori si intende che l'articolo
viene fornito in taglia e colore unici.
Facciamo un esempio di una azienda che vende abbigliamento in
genere. Potremmo avere a catalogo :
Per iniziare dovremo indicare :
Per vedere come inserire tali tabelle si veda “gestione
tabelle” nel capitolo “Archivi di Base”.
Inserendo un articolo T-Shirt andremo ad abbinarlo alla tabella
taglie “INTERNAZIONALE” e alla tabella colori “T-SHIRT”.
Inserendo un articolo SCARPA andremo ad abbinarlo alla tabella
taglie “CALZATURE” e alla tabella colori “CALZATURE [NOMEMARCA]”.
Inserendo un articolo CINTURA non abbineremo alcuna tabella (taglia
unica, colore unico) o magari solo la relativa tabella colori.
Se attivata la
gestione Taglie e Colori ogni funzione di Gea.Net che prevede l'inserimento di
una quantità prevede un comando cliccando il quale la quantità complessiva
viene esplosa i dettaglio per Taglie e Colori attraverso una finestra di popup
contenente una griglia indicante taglia e colore.